Quelle solution de planning choisir pour piloter votre activité ?

Avant de choisir son chemin (c’est l’objet des outils de planning), encore faut-il savoir où l’on se trouve (c’est le but des outils de reporting).
Et bien, il faut croire que rassembler ces deux fonctions dans une même solution ne devait pas être simple pour les éditeurs de logiciels : c’est le Graal qu’ils ont poursuivi depuis les années 2000, et cela, en vain, pendant de nombreuses années…

SAP Analytics Cloud unifie reporting et planning, pour des prises de décisions plus rapides

Ce qui était hier une promesse marketing accompagnée d’un assemblage hétéroclite de composants est aujourd’hui une réalité concrète au sein d’une solution unifiée.
Avec SAP Analytics Cloud, c’en est fini des architectures complexes avec un entrepôt de données sous-jacent, une plateforme de reporting d’un côté, un outil d’EPM de l’autre et de multiples interfaces entre les trois !

La simplicité versus la complexité — La complexité… et la simplicité

Une fois vos données réelles remontées dans SAP Analytics Cloud, vous pouvez outiller tous vos processus de pilotage et réaliser vos opérations de planning, mais aussi tous les reportings possibles et imaginables.

Vous disposez d’une plateforme de pilotage unifiée et vous y restez, vous et vos données ! Vous n’avez plus besoin de « redescendre » vos données de budget et de reprévision dans votre entrepôt de données pour ensuite faire du reporting dessus.

Résultat : avec SAP Analytics Cloud, on ne compte plus les clients qui ont commencé par faire leur planning avant de faire leur reporting avec le même outil, et vice versa !

Ainsi, Solinest, entreprise spécialisée dans le négoce de produits de grande consommation, a commencé par utiliser SAP Analytics Cloud pour réaliser son budget, puis son plan, ses trois reprévisions de l’année, et produit désormais tout son reporting dans SAP Analytics Cloud.

Des possibilités de simulation étendues pour anticiper tous les scénarios business possibles

Brusque arrêt temporaire d’un site client à cause d’un confinement ou fermeture définitive de ce même site, hausse rapide des tarifs de l’énergie, renchérissement du prix des matières premières, négociation commerciale ardue… sont autant d’événements qui viennent perturber le « business as usual » de votre organisation.

Sous pression, la Direction Générale cherche à comprendre ces impacts avant d’imaginer les solutions possibles. Mais il est impossible de mesurer instantanément les impacts de ces événements. Et cela retombe sur la direction financière ou le contrôle de gestion qui doit, dans l’urgence, évaluer les impacts sur l’atterrissage business de fin d’année.

Et que fait le contrôle de gestion ? Il exporte son dernier budget dans Excel et fait de son mieux pour revoir ses chiffres. Mais s’il faut consolider les données de simulation de plusieurs interlocuteurs, gérer des gros volumes ou composer en parallèle avec plusieurs versions pour pouvoir faire un arbitrage, on ne tardera pas à arriver aux limites d’Excel, à voir les possibilités de simulation réduites à néant à et à décider dans le flou.

SAP Analytics Cloud permet à ses utilisateurs de modéliser tous les types de simulations, des plus simples aux plus complexes, et offre la possibilité de mettre en regard les différents scénarii pour pouvoir arbitrer sur des critères concrets et rationnels.

Il est ainsi très aisé de voir l’impact de l’évolution :

Des quantités de produits vendus sur la marge d’une activité
Des effectifs sur une masse salariale
Des frais de marketing sur la marge nette de vente d’un produit
Des frais de production d’une usine sur le coût de revient d’un produit.

Autant de possibilités qui permettent aux analystes d’obtenir les projections les plus justes des scénarii futurs pour prendre les bonnes décisions.

Une collaboration facilitée pour fédérer tous les acteurs de l’entreprise autour d’une trajectoire partagée

Va-t-on laisser encore longtemps la direction financière faire son budget toute seule dans son coin ?
De plus en plus souvent, le budget, mais aussi les reprévisions de l’année, sont le résultat de la collecte des différentes hypothèses émanant des diverses fonctions de l’entreprise. Et c’est tant mieux !

Commerce, marketing, ressources humaines, production, logistique : tous ces départements concourent à la réalisation du résultat. Or, chacun d’entre eux ont des directions différentes et peuvent nourrir des ambitions et des objectifs variés, plus ou moins divergents. Sans exercice d’alignement, il y a peu de chance que tous tirent dans la même direction.

Non seulement cela peut nuire à l’efficacité de l’organisation et induire des coûts inutiles, mais cela peut aussi engendrer de réelles frictions, et surtout empêcher l’entreprise d’atteindre les objectifs globaux qu’elle s’était fixés. Dommage !

En effet, comment atteindre le résultat attendu par la présidence si les directions commerciale et marketing ne partagent pas la même ambition, et si, par dessus le marché, la production ne possède pas l’appareil de distribution adapté à ces ambitions ?

Avec SAP Analytics Cloud, l’exercice budgétaire n’est plus seulement réalisé en central par la finance, mais devient un exercice collaboratif où chacun :

Saisit ses hypothèses dans une base centrale structurée qui utilise le langage commun et partagé de l’entreprise (par exemple ses référentiels clients, ses référentiels produits, ses centres de profit, ses centres de coûts, ses BU, ses entités juridiques)
Retrouve dans un agenda dédié toutes les tâches qui lui sont clairement affectées
Peut discuter à tout moment par chat avec les autres contributeurs pour échanger sur les hypothèses et favoriser ainsi l’alignement.

L'agenda dédié toutes les tâches qui lui sont clairement affectées — L’agenda dédié, où chaque collaborateur retrouve les tâches qui lui sont affectées.

La fonctionnalité chat dans SAP Analytics Cloud — La fonctionnalité « chat »

Ainsi, SAP Analytics Cloud permet aux organisations de collaborer pour aboutir à des prévisions futures qui engagent les nombreux interlocuteurs à aller dans la même direction.

Chez notre client Solinest, la mise en œuvre de SAP Analytics Cloud a permis de fédérer les départements commerce, marketing, logistique et finance. Chacun contribue selon ses responsabilités à alimenter les prévisions. Le budget annuel, les reprévisions et le plan sont plus précis et sont surtout partagés par tous. L’ensemble de l’organisation avance ainsi dans la même direction.

Des fonctions de planification intelligente pour faciliter la vie des métiers dans la production de leurs prévisions

La littérature de management n’est pas avare de théories pour recommander aux organisations les meilleures méthodes de prévision : top down, bottom up, mix des deux, zero based budget, rolling forecast continu, etc…

Prévoir est, par définition, un exercice difficile. Malgré tous les efforts des analystes pour anticiper le futur, toute prévision est forcément entachée d’incertitudes.
Au final, quelle que soit la méthode employée, la qualité d’un budget ou d’une prévision dépendra bien souvent de l’expertise des contributeurs, de leur capacité à anticiper le futur et aussi… de la chance !

Et pour permettre aux contributeurs de traduire ces anticipations sous forme de chiffres, on retrouve habituellement deux méthodes.

On met à leur disposition des feuilles de saisie vides en étant sûr que, de cette manière, ils se creuseront le cerveau pour élaborer la meilleure anticipation possible. Mais ce faisant, on se prive de la possibilité de capitaliser sur les données passées.
Au contraire, on pré alimente les feuilles de saisie avec la meilleure information qui se trouve, en général, être la dernière reprévision réalisée. Ensuite, on propose au contributeur de travailler en delta et de revoir les chiffres pour tenir compte des derniers événements.

SAP Analytics Cloud propose aujourd’hui une troisième méthode de travail.

Grâce à son moteur prédictif, SAP Analytics Cloud est capable :

D’analyser les séries temporelles passées pour en tirer des tendances
De calculer une prévision probable avec un indice de confiance haut et bas
D’alimenter les prévisions avec le résultat du calcul de prévision.

Calcul d'une prévision probable avec un indice de confiance haut et bas — Calcul d’une prévision probable avec un indice de confiance haut et bas

Ainsi, grâce à l’intelligence artificielle, SAP Analytics Cloud analyse les données passées, calcule les prévisions futures et facilite la vie des contributeurs qui se voient ainsi proposer des prévisions.
A eux ensuite de décider s’ils souhaitent modifier les chiffres et mettre leur connaissance du business dans la prévision à réaliser.

Conclusion

SAP Analytics Cloud est une solution de planning moderne, qui vous aide à piloter votre business. Elle se révèle un allié précieux pour répondre aux problématiques suivantes :

Comment accélérer et fiabiliser les processus prévisionnels ?
Comment se doter d’un outil moderne à la main des métiers ?
Comment industrialiser des taches à faible valeur ajoutée pour recentrer les équipes sur des taches à plus forte VA ?
Comment simuler les impacts de mes différents scenarios business dans un processus prévisionnel ?

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Qui a écrit ?

Virginie Adam

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