Améliorez le pilotage de vos budgets et prévisions avec SAC

Faciliter la construction des budgets et améliorer l’alignement entre les métiers, voilà les deux principaux objectifs que Solinest visait avec sa nouvelle solution de planification. SAP Analytics Cloud a été retenu pour répondre à ces besoins.

Solinest est un spécialiste du négoce de produits de grande consommation. Leurs confiseries, snacks, boissons et produits frais – aux noms bien connus des consommateurs – peuvent être trouvés en devant de caisse et dans les rayons de 50 000 hypermarchés, supermarchés et commerces de proximité en France. La société alsacienne est également présente en Belgique et au Luxembourg.

Solinest distribue les produits de ses 40 marques partenaires, participe au développement de marques de distributeurs et promeut aussi une offre en propre, notamment la marque [N.A!].

Nous rencontrons aujourd’hui Franck Prevost, Directeur de la Transformation Digitale chez Solinest. Entreprise familiale et indépendante, Solinest compte 500 collaborateurs, pour 300 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.

Quelle était la problématique à laquelle Solinest était confrontée ?

Comme toutes les sociétés œuvrant dans le secteur de la distribution, Solinest réalise de gros volumes de transactions avec de faibles marges, nécessitant un apport constant de nouveaux marchés.

La réactivité est l’un des autres enjeux de notre entreprise. Elle se traduit par un besoin d’alignement permanent entre marketing, commerce, logistique, finance et direction.

Le système d’information de Solinest est compact, avec un ensemble de solutions SAP et des interfaces simples : un ERP SAP ECC, un data warehouse SAP BW, SEM BPS et Analysis for Office.

Ce SI met l’accent sur des technologies matures, avec un reporting effectué sur Excel et manquant donc de flexibilité. Nous avions besoin d’un outil transversal facilitant les échanges entre directions et permettant d’adresser le budget et les prévisions.

Quelle a été la démarche mise en place pour répondre à ce challenge et pourquoi avez-vous choisi Censio Karamba pour accompagner Solinest ?

Nous souhaitions trouver une solution adaptée dans le catalogue SAP et hésitions entre SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) et SAP Analytics Cloud (SAC).

Nous avons alors cherché une société capable de mettre en place des POC afin de vérifier laquelle de ces deux solutions répondrait le mieux à nos besoins.

Censio Karamba ! a été choisi pour créer ces démonstrateurs. Après analyse, nous avons opté pour SAC, car c’est une solution Cloud accessible et agile, capable de faire tout ce que l’on attendait (construction de budget, simulations, indicateurs et tableaux de bord), tout en étant au cœur de la roadmap de SAP.

Ce projet structurant est stratégique pour Solinest. Une attention particulière a donc été portée sur la définition du modèle et des nouveaux processus, et une réflexion a été menée sur les besoins en matière de simulation.

Trois lots ont été définis :

Budget : un lot devant être mis en place en septembre 2020, pour permettre la saisie des budgets 2021 dans SAC. Une phase critique du projet.
Répartition du réel : ce lot nécessitant de disposer d’une année de référence, il a été décidé de le mettre en place après le budget.
Contribution consolidée : l’objectif est ici de définir ce que les marques Solinest (comme [N.A!]) apportent en tant que marque et au distributeur. Rolling forecast et processus IBP font également partie de ce lot.

Combien de temps a duré l’implémentation du projet et quelles ont été les différentes phases ?

De mars à septembre 2020, les équipes de Solinest et de Censio Karamba ont mis en place la connexion entre SAP BW et SAC, modélisé l’intégralité du P&L, pris en compte les inducteurs de prix et coûts (environ 200) et créé les états de restitution par couples pays-canaux.

En parallèle, il a fallu accompagner et former les utilisateurs en vue de la campagne de saisie de données relative au budget 2021.

Cette étape était très importante, car nous voulions être en mesure de faire interagir quatre métiers : marketing, commerciaux, supply chain et contrôleurs de gestion. Soit 40 personnes à former. Cette tâche fut d’autant plus complexe que le télétravail était la règle pendant une grande partie de cette période.

Premier succès, avec le rendu du lot 1 dans les temps, permettant une saisie du budget 2021 dans SAC. Crise sanitaire oblige, le lot 2 a été reculé de novembre 2020 à janvier 2021.

Enfin, le lot 3 a été livré en juin 2021. Au total, le projet aura duré près de 18 mois.

Quel bilan tirez-vous de la mise en place de cette solution ?

Le premier bénéfice, c’est l’autonomie apportée aux métiers. Ils deviennent indépendants du contrôleur de gestion sur la saisie et la restitution des données, et de l’IT sur les aspects techniques. Dans le même temps, le rôle du contrôle de gestion évolue : d’opérateur de saisie, il devient celui qui orchestre les processus budgétaires.

Autre avantage apporté par SAP Analytics Cloud : il permet à tous les collaborateurs d’accéder au même niveau d’information, de partout. Il n’est plus nécessaire d’attendre que le contrôleur de gestion ait produit ses restitutions pour accéder aux informations. Dorénavant, tout le monde a accès à la donnée, au même moment.

Prochainement, Solinest envisage de basculer de SAP BW vers SAP BW/4HANA. Mais aussi de mettre en place de nouveaux outils de simulation dédiés aux commerciaux et des tableaux de bord destinés au comité de direction de l’entreprise.

L’aventure SAP Analytics Cloud ne fait donc que commencer pour Solinest !

Merci à Franck pour son témoignage !