Vous êtes une société de services et la facturation est un moment de vérité ? La saisie manuelle des heures facturées vous fait perdre du temps (et de l’argent) ? Vous vous demandez comment réduire la perte de revenu liée à des temps non saisis ou mal repris ?

Que votre ESN soit constituée de quelques consultants en France ou bien quelques centaines repartis dans le monde, les processus sont semblables :

  • collecter les temps passés et les taux,
  • affecter les frais,
  • appliquer la convention de services et envoyer la facture au client.

Dans la majorité des cas, le consultant qui a effectué la prestation saisit lui-même les données. Il est en mesure de vérifier la facture parce qu’il est présent depuis la conclusion du contrat et que, pour l’essentiel, la facturation se fait en régie, c’est-à-dire au temps passé et aux frais réels.

Très rapidement, on se rend compte qu’à partir de 50 personnes facturables, on passe dans la cour des grands, la facturation se professionnalise et devient une fonction à part entière de la direction financière.

Mais le sac de billes n’est pas bien loin… Bien souvent, le processus reste manuel avec un outillage de feuilles de calcul et de modèles de facturation plus ou moins complexes.

C’est comme si les grandes surfaces et les distributeurs spécialisés utilisaient encore papier et crayon lors du passage des clients en caisse !

En plus du temps perdu et du risque d’erreur, un tel processus ne résiste pas très longtemps à la transparence exigée par les clients et par les organismes de contrôle internes et externes.

Plusieurs approches sont tentées, avec plus ou moins de succès, pour trouver la meilleure solution de facturation en ESN.

Voici les pratiques, les + fréquentes, mises en place par les sociétés de services qui vous permettront de gagner du temps ou de l’argent (et parfois même les 2 !).

Pratique n°1 : Partir de la saisie des temps

Instinctivement, on se dit qu’utiliser un outil de saisie des temps est la solution la plus évidente pour facturer. C’est un bon départ mais encore faut-il pouvoir ajouter la saisie des frais, de manière à affecter les dépenses aux projets.

Bien souvent, l’outil de saisie des temps a connaissance de l’organisation et des personnes qui facturent.

Quand les interfaces avec les systèmes de ressources humaines sont opérationnelles. Elles savent désormais gérer :

  • les grades,
  • les taux,
  • les arrivées,
  • les départs,
  • les évolutions.

Les + :

  • Rapidité d’exécution : il semble y avoir peu d’efforts à faire pour produire la facture avec les éléments financiers qui la composent.
  • Réduction de la perte de revenu : tous les temps sont capturés par construction et il ne peut pas y avoir de perte de revenu par oubli ou erreur.

Notons que certaines entreprises de services ont évalué à 10% la perte de revenu liée à des temps non saisis ou mal repris.

Les – :

  • Informations absentes : Il y a fort à parier que l’outil de saisie des temps n’a pas connaissance des jalons de facturation lorsqu’il y en a. Dans ce cas, il arrive que la facture soit émise en retard ou passe aux oubliettes dans le cas le plus extrême (mais aussi parfois le plus fréquent).
  • Comme vous le savez, les retards de facturation ne sont pas anodins. Ils génèrent instantanément un délai de collecte des paiements qui, pour une société de services qui paie ses salariés à chaque fin de mois quoi qu’il arrive, peut s’avérer dramatique.
  • Nombreuses informations à déversées : Dans cette approche par la saisie des temps, les factures clients doivent être déversées dans le système comptable avec un niveau de détail suffisant pour que les écritures puissent être postées sur les axes analytiques : projet ou dossier, équipe, type d’offre, devise, nature comptable, taxes, etc.

Pratique n°2 : Partir de la comptabilité

Partons du système comptable !

Evidemment, il va d’abord falloir déverser l’intégralité du détail des temps et des frais dans le progiciel comptable qui, dans la plupart des cas, n’est pas prévu pour ça. Mais ce n’est pas le plus difficile.

Les + :

  • Données fiables : Il va également falloir étendre les fonctionnalités du progiciel avec un moteur de facturation comprenant des règles et une ergonomie adaptée.

Les systèmes comptables garantissent l’intégrité des données.

Les – :

  • Ce sont ses « + », comme les systèmes comptables sont faits pour garantir l’intégrité de la donnée, ils sont rarement ouverts à la possibilité d’extension.

On se retrouve condamné à extraire à nouveau les données utiles vers … un tableur afin de retrouver de la flexibilité, qui se paie au prix fort lorsqu’il faut maintenir la chaîne de données et de traitement.

Pratique n°3 : Partir des chefs de projet

De ces constats, les éditeurs ou les intégrateurs spécialisés ont conçu un outil spécialisé de facturation à destination des sociétés de services professionnels (Professional Services Automation).

Changement totale de pratique, la solution est tout d’abord à mettre entre les mains des chefs et directeurs de projet qui ont connaissance des modèles de facturation et des termes contractuels de leurs clients. Rapidement, on voit apparaître les bénéfices suivants :

  • Fiabilité des données : La facture est alors composée à partir de données fiables et au niveau le plus fin, ce qui permet de tracer tous les événements ayant eu un impact sur la facture et toutes les modifications.
  • Présence du WIP : La notion si importante de « Work In Progress (WIP) » ressort à tout moment de l’application.

Pourquoi est-elle si importante ?

Dès lors que les prestations intellectuelles sont morcelées et non récurrentes, une même personne peut intervenir sur plusieurs dossiers/projets. Parfois même, 5 jours sont prévus pour réaliser une tâche sans connaissance de la date de fin

La facture se faisant en fin de mission, la connaissance précise du WIP devient aussi indispensable que la constatation du chiffre d’affaires et l’évaluation du backlog.

  • Collaboration entre les acteurs : Les relations entre la Direction Financière et les Directeurs / Managers sont facilitées : par exemple, un retard de paiement rendu visible, pourra être analysé et traité de façon collaborative et coordonnée par la personne la plus proche du client et la comptabilité client.

Il ne s’agit donc pas seulement de gagner ou d’économiser du temps. Le plus important est de redonner aux acteurs la responsabilité du processus de bout en bout.

  • Processus de validation : Dans certaines situations, la facture est un acte de management. Elle est préparée minutieusement et nécessite une ou plusieurs approbations managériales.

Une application de facturation efficace doit concilier la proximité des acteurs terrains – ceux qui facturent leur temps et le premier niveau de management – et le recul nécessaire à une logique long-terme.

C’est la raison pour laquelle, ces applications possèdent un ou plusieurs circuits d’approbation, avec un ou plusieurs niveaux, en fonction de critères : montants bruts, montants de la concession commerciale, montant du WIP, importance du client, etc.

Pratique 4 : Aller plus loin

La facturation des prestations de services est une clé de voûte du système d’information dans de nombreux métiers : cabinets d’avocats, ESN, Consulting, Ingénierie, Facilities Management, etc.

Plusieurs approches sont possibles. Les grands acteurs du progiciel de gestion semblent vouloir s’emparer du sujet pour proposer des solutions spécialisées ou intégrées.

C’est le cas de la solution : SAP S4/HANA connectée à Embedded Analytics. Autrement dit un ERP qui embarque également de la Business Intelligence.

Les 3 bonnes pratiques doivent être liées. La saisie des temps est liée à la planification des ressources, qui est elle-même liée à la facturation. Ces différentes étapes se retrouvent regroupées dans cette solution et se réalisent directement l’ERP, sans jamais en sortir.

La saisie des temps se fait en réel et directement dans la solution SAP. Ces saisies peuvent, elles aussi, être suivies au fil du temps avec le reporting 100% time card (ou encore DSO).

Ce rapport de Business Intelligence permet de vérifier que tous vos collaborateurs ont bien saisi leur temps. Plus de surprises au moment de la facturation.

Comment ça se passe en pratique ? Le système récupère toutes les informations (aussi bien des temps que des frais) et prépare un draft de facturation que nous appellerons “projet de facturation”.

Ce projet de facturation permet d’être totalement flexible dans le retraitement de l’information (détails manquants, ajouts de références, corrections sur le temps passé, remise …).

Ce projet de facturation est modifiable à volonté. Ces ajustements simplifient grandement la collaboration entre les équipes, le travail de la comptabilité et les erreurs qui peuvent facilement se chiffrer en centaines de milliers d’euros.

D’ailleurs, cette pratique prend aussi en compte la saisie des frais, rendant également possible la gestion des achats. Evidemment, on ne parlera pas d’achat sans contrôle de facturation et suivi budgétaire qui font également partie de la solution.

Plus besoin non plus d’attendre la facturation pour mesurer la rentabilité du projet.

Les temps étant saisis et consultables en temps réel, la mesure du taux de réalisation devient possible et ultra précise. Ainsi, le DAF peut facilement mesurer et comparer les différents projets pour parler directement de ces avancements et sa rentabilité au chef de projet.

La simplification de toute la chaine ne s’arrête pas là. Le module de recouvrement est aussi intégré dans le système.

Une fois la pièce comptable sortie, elle est ajoutée directement dans ce module. Il gèrera lui-même des batch de lettre et relance automatique et personnalisée. Le texte (et le ton) s’adaptera en fonction du nombre de relance déjà adressée au client.

Vous l’aurez compris, la facturation, la gestion des temps et des frais ainsi que la planification des ressources font parti des piliers d’une société de services. Vous souhaitez aller plus loin ?

Vous retrouverez dans ce livre blanc, 3 piliers de la performance en société de services. Dans celui-ci, nous vous partageons nos réflexions et conseils pratiques pour créer une organisation performante, attractive de talents et propice à l’agilité comme à l’innovation permanente.

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