Vous avez mis en place une solution achats soit spécifique, soit non intégrée à SAP ?

  • Les évolutions de votre solution achat sont onéreuses car elle n’est pas adaptée à l’usage ?
  • Vous êtes obligés de migrer mais souhaitez en profiter pour optimiser la gestion de vos achats indirects ? (ex : contrôle budgétaire, gestion de contrats)
  • Vous utilisez un logiciel tiers mais n’êtes pas couvert avec des licences SAP (usages indirects) ?

Quelles que soient vos motivations, n’abordez pas ce projet comme une contrainte. Faites-en plutôt une véritable opportunité : digitalisez vos processus, optimisez vos achats indirects, améliorez l’expérience utilisateur…et repoussez les limites de votre SI Achats ! C’est l’occasion d’innover et de trouver des moyens pour une meilleure adoption !

On vous guide pour vous aider à choisir votre solution achats (et surtout à gagner du temps).

Revenir sur les “basiques” : pourquoi une solution achats ?

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L’objectif d’un cahier des charges permet de cadrer le projet, définir les Five W’s ( QQOQCCP) et se poser les bonnes questions au bon moment pour ne pas partir dans la mauvaise direction.

Si on fait un rapide récap’ des choses qui doivent obligatoirement y figurer, on notera :

  • les objectifs de votre entreprise et les résultats fixés
  • les besoins de l’équipe et des services et ses bénéfices
  • les utilisateurs concernés par la solution,
  • les besoins d’interopérabilité avec les autres logiciels en place.

Vous avez désormais les idées claires et vous êtes paré pour faire le tour d’horizon des différentes solutions achats. Pour vous aider dans votre démarche, il faut que vous gardiez 4 éléments qui pourront vous permettre de faire votre choix. Ce sont vos « must have ».

Les 4 must have d’une solution achats

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1.Le basique des fonctionnalités d’un processus achat

De la demande d’achats à sa facture, c’est bien le strict minimum attendu :

  • Demande d’achats
  • Commande d’achats
  • Réception
  • Facturation

Si vous souhaitez faire des économies, il faut inclure des notions de catalogues et/ou de contrats, par exemple. Si vous souhaitez monitorer, il faudra réussir une catégorisation via une classification de vos achats. Ou encore si vous voulez y ajouter de la gouvernance, il faudra des fonctionnalités de validation via des seuils…

C’est avec l’ensemble de ces processus digitalisé, que vous allez pouvoir déterminer un retour sur investissement. Encore plus quand il s’avère que cette solution  achats est intégrée à l’ERP (idéalement SAP) de votre entreprise (mais c’est un must have tellement important qu’on y reviendra plus tard + en détail).

2. Un outil orienté processus Achat

Privilégiez une solution achats orientée métier ? Certains de nos clients ont détourné des solutions orientées workflows ou GED … Résultat des courses : dès lors que la règlementation change ou que vous avez des évolutions, vous allez mettre en place des rustines avec des développements spécifiques.

Le + grand risque si on ne le fait pas, c’est de continuer à cumuler les surcoûts, jusqu’à perdre plus d’argent chaque année que ce que vous pourriez économiser en moins d’un an en déployant un nouvel outil…

Attention également à la trop grande richesse de certaines solutions achats, dont la multiplicité de fonctionnalités risque de perdre vos utilisateurs. Un utilisateur qui ne maîtrise pas son outil de travail sera insatisfait et cherchera des moyens détournés pour réaliser ses achats. Cela risque d’ajouter de nouveaux surcoûts, au prix déjà élevé de la solution.

3. Favoriser l’adoption des utilisateurs

Vous avez SAP mais n’avez jamais mis en place le module Achats (SAP MM) et on comprend pourquoi !

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Mettre des contraintes à des utilisateurs non avertis entraîne surtout des problèmes de fiabilités de vos chiffres. On se dépêcherait pour se débarrasser de la contrainte, avec ce que peut entraîner la précipitation.

Vous avez alors besoin de pouvoir garantir une utilisation agréable et facile (devenant presque intuitive), pour faciliter la vie de vos utilisateurs. On peut dire que c’est réussi quand vos utilisateurs :

  • n’ont pas l’impression d’être dans SAP,
  • n’ont pas passé + de 30 minutes de formation sur le sujet (on a un client qui n’en a pas fait),
  • sollicitent beaucoup moins le support pour des problèmes d’usage.

4. L’intégration à votre ERP SAP

Ca peut sembler très technique mais vous allez pouvoir également gagner d’autres fonctionnalités, améliorer le ROI et diminuer votre TCO.

Pourquoi ?

  • Améliorer le ROI en : 
    • Continuant à capitaliser sur votre ERP SAP, colonne vertébrale de gestion de votre entreprise.
    • Déclenchant des automatismes avec votre comptabilité, peut être vos stocks …
    • Exploitant un reporting + détaillé…
  • Diminuer le TCO car: 
    • Suppression d’outils tiers, suppression d’interfaces, – de problèmes avec votre DSI, – de risques de problèmes, – de support … c’est déjà pas mal non ?
  • D’autres fonctionnalités apparaissent : 
    • Contrôle budgétaire
    • Contrôle facture logistique
    • Planification des besoins
    • Contrôle des approvisionnements
    • Fonctionnalité de punch out
    • Dématérialisation de factures fournisseurs type Opentext

 

S’entourer d’un bon prestataire pour votre solution achats

Pour finaliser votre choix, il ne reste plus qu’à trouver le partenaire qui va vous aider à déployer ce type de solution rapidement.

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  • Un pré-configuré pour aller plus vite ?

Un certain nombre de partenaires pourraient vous expliquer qu’ils sont capables de construire un développement spécifique pour répondre à votre besoin.

Les risques possibles :

  • délai de projet,
  • créativité des utilisateurs,
  • recette + longue,
  • risque de dérapage,
  • coûts et insatisfactions
  • maintenabilité de la solution

Le recours à une solution pré-configurée doit vous permettre à minima d’accélérer la mise en place du projet et de contribuer à diminuer les risques cités ci-dessus.

  • Les références dans ce type de projet :

Vérifier les délais de mise en œuvre, de la recette … serait un meilleur axe pour parler références. Le secteur dans ce type de projet n’est pas le + important.

Identifier un prestataire avec des références, et qui sait en parler, au-delà du gage de qualité de ses services, peut signifier qu’il est apte à répondre plus rapidement aux problématiques spécifiques. Il a déjà rencontré ces situations et sait y faire face parfois même plus rapidement. Cela signifie que votre projet avancera rapidement et qu’il vous en coûtera également moins.

 

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