10% d’économies pour 50% de marge brute en + ?

Les achats indirects concernent 15% à 25% de votre CA ?
Vous constatez les dépenses après l’achat sans contrôle préalable ?
Vous ne parvenez pas à avoir une vision agrégée de vos achats indirects au niveau global  ? Saviez-vous que 10% d’économies sur vos achats indirects représente une augmentation de 50% de votre marge brute ? 

Longtemps, considérés comme des centres de coûts, les achats indirects sont souvent laisser à l’abandon… Alors que solutions rapides existent pour optimiser ses achats indirects.

Quels sont les types d’achats indirects ?

Il existe deux grands types d’achats au sein d’une entreprise :
– les achats de production (appelés achats stratégiques).
– les achats indirects (ou achats sauvages) qui rassemblent les achats qui n’entrent pas dans le cœur de métier de l’entreprise.

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Parmi ces typologies d’achats, connaissez-vous les challenges pour constituer des économies durables ?

 

4 challenges pour économiser sur vos achats indirects

Il y a 4 actions possibles pour réduire vos dépenses hors production. Elles concernent la stratégie et son exécution, ainsi que le pilotage et la mise en place d’un système d’informations.

Si vous entreprenez ces chantiers, vous construirez alors une politique durable de rationalisation afin de mieux piloter vos achats indirects.

Challenge 1 : Définir une politique Achats (pour diminuer les dépenses)

Comme beaucoup, votre stratégie concernant vos achats stratégiques est bien intégrée. Néanmoins, pour les achats indirects (qui peuvent représenter entre 15 et 50% de vos dépenses), les avancées sont plus timides.

Alors que, l’optimisation de ces achats, dégage un effet immédiat sur votre trésorerie et votre marge.

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Pour arriver à ce résultat, il est nécessaire de :

  • Rationaliser votre panel de fournisseur: sélectionner si vous le pouvez 1 fournisseur de référence ou les fournisseurs avec le plus de références. Trop de fournisseurs référencés engendre des surcoûts et de la perte de temps.
  • Négocier les prix: sur la base d’un volume significatif, négocier ou renégocier les tarifs proposés par vos fournisseurs.
  • Piloter les achats indirects : la communication n’est pas suffisante pour encadrer les dépenses. Il est nécessaire de mettre en place et suivre des indicateurs (prix, consommations …)

 

Challenge 2 : Déployer votre politique Achats dans l’entreprise (pour commencer à optimiser)

Après la définition les contours de votre stratégie Achats, l’objectif est d’y faire adhérer l’ensemble des parties prenantes en interne. C’est une phase cruciale qui conditionne la réussite du projet. Souvent, ces dépenses sont directement gérées par les services qui appliquent leur « politique », de façon parfois décousue. Certaines dépenses sont même réalisées avec des prix différents sur le même fournisseur ou des fournisseurs non référencés.

Il faut alors, d’un côté, éduquer ces acheteurs sur le gain de marge et notamment sur leur propre P&L (pertes et profits), et de l’autre mettre en avant les contrats et prix négociés par la société pour leurs achats.

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Il peut être parfois utile d’accompagner cette mise en place en interne. Une arrivée trop brutale de la solution peut générer un rejet des utilisateurs. Et s’ils n’adhérent pas, ils trouveront des raisons pour ne pas l’utiliser (produit moins cher, mise en avant de la relation commerciale, engagement sur une quantité d’achat …).

 

Challenge 3 : Monitorer vos achats indirects (pour optimiser de manière continue)

Votre politique Achats n’aura de sens que si elle est robuste et s’installe dans le temps.

En effet, au moindre manque d’inattention, un « acheteur » risque de sortir du processus en pensant aller plus vite. Malheureusement, ce n’est pas sans risque direct et si vous ne faites rien, l’astuce risque de se propager dans l’entreprise et créer de nouvelles dérives.

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Un système de validation sera nécessaire pour contrôler vos différents types d’achat. Par ailleurs, en mettant en place une solution vous permettant de suivre et contrôler vos achats, vous serez aussi en mesure de faire apparaître des surcoûts (par exemple un prix d’achat dans le système différent du prix négocié par les acheteurs…).

Ce monitoring vous sera aussi grandement utile également pour avoir accès à l’ensemble des indicateurs. Ils vous permettront de challenger vos fournisseurs, vérifier les variations de prix, le respect de votre politique d’achats …

 

Challenge 4 : Digitaliser vos transactions (pour contrôler vos coûts de fonctionnement)

Des solutions de dématérialisation des transactions existent.

Elles permettent de suivre le process dans sa globalité : de la prise de commande à la facturation. Ces systèmes, très ergonomiques et très simples permettent même aux utilisateurs de passer commande (tout en les encadrant). Les utilisateurs gagnent en autonomie et réactivité d’une part et, d’autre part les acheteurs auront un réel contrôle sur les achats.

  • Coté suivi de la consommation, des systèmes de reporting permettent aux acheteurs de se rendre compte des volumes plus facilement. Et derrière cela, plus de visibilité pour négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs.
  • Coté coût, celui des transactions est aussi réduit (recherche, commande et facture). Mais l’économie ne s’arrête pas là. Elle dégage aussi des gains liés aux frais administratifs qui sont simplifiés et plus rapides.

Un certain nombre de méthodes de fonctionnement sont évoqués dans cet article. Il serait fastidieux de couvrir ces fonctionnalités avec des outils type Excel ou des fichiers isolés. Pour vous aider à mettre en place votre politique Achats, il existe de nombreuses solutions qui répondent cette problématique.

Si vous êtes sur ce blog, il y a de grandes chances que votre ERP soit SAP, et que vous soyez dans l’une des deux situations décrites ci-dessous.

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Alors que faire ?

Votre challenge est alors de fournir une solution qui soit :

  • intégrée avec votre ERP ;
  • fournissant les fonctionnalités nécessaires pour gérer votre processus achats ;
  • garante d’une bonne appropriation utilisateur ;
  • peu engageante en termes d’investissement

 

Conclusion : Des chantiers nécessaires pour dégager des économies.

Ainsi, nous avons passé en revue les 4 challenges les plus cruciaux dans la gestion et le pilotage des achats indirects. S’il ne vous fallait garder en tête que quelques facteurs clés de succès pour votre projet :

  • La rapidité et fiabilité dans l’implémentation
  • L’appropriation rapide des utilisateurs
  • Une intégration rapide et robustesse à SAP
  • L’engagement financier permettant pour ROI rapide

Elle repose sur plusieurs axes : une intégration native avec SAP MM, une ergonomie fonctionnant sur vos mobiles, des fonctions achat avancés et des économies en termes de formation.

Et n’oubliez pas !

Chaque mois qui s’écoule, ce sont potentiellement des dizaines de milliers d’euros de surcoûts et de coûts cachés que vous perdez.

Bonus : vous souhaitez réduire le coût de vos achats indirects ? Téléchargez notre Ebook qui vous présente comment optimiser rapidement vos achats indirects sur SAP . Découvrez aussi les solutions qui peuvent vous aider à les mettre en œuvre.

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