Les Galeries Lafayette sont depuis 125 ans une référence incontestée dans les univers de la mode, de l’accessoire et de la décoration. Forts de 57 magasins en France et de 9 établissements à l’international, les Galeries Lafayette se positionnent comme le Leader français des Grands Magasins et sont célèbres dans le monde entier. Jean Christophe Laurent, Chef de projet SAP auprès des Galeries Lafayette, nous explique comment l’enseigne a optimisé ses dépenses d’investissement de capital (CAPEX).

Jean Christophe, quelles étaient les problématiques auxquelles votre entreprise était confrontée dans le cadre des demandes d’ouvertures de budget ?

Il s’agissait d’une procédure très chronophage et administrative : les demandeurs devaient formaliser leur Demande d’Autorisation d’Investissement (DAI). Celle-ci était saisie dans SAP IM, éditée pour être validée hors système, puis validée par le contrôle de gestion dans SAP pour débloquer l’enveloppe budgétaire associée, et enfin communiquée au demandeur. Les chefs de projet faisant une demande d’ouverture de budget n’avaient aucune visibilité sur la phase du processus de validation où elle se trouvait.

Quelle a été la démarche mise en place pour répondre à ce challenge ?

Cette problématique était discutée depuis 2016 en interne, mais elle n’était pas considérée comme prioritaire.
En 2020, avec les mesures de télétravail mises en place à la suite de la crise du COVID, les signatures papier ont été rendues impossibles. Cela a donc accéléré notre recherche d’une solution et nous avons publié un appel d’offres.

Pourquoi avez-vous choisi Censio Karamba! ?

Censio Karamba! a répondu à l’appel d’offres en nous proposant une solution préconfigurée correspondant exactement à notre besoin : E@sy Invest. Cette approche « prête à l’emploi » permettait de réduire les coûts et la durée du projet, deux aspects essentiels, surtout au vu de la situation incertaine.

De plus, c’est un prestataire avec lequel nous avons déjà travaillé. Censio Karamba! nous a accompagnés sur la mise en place d’une solution permettant d’optimiser les achats indirects : E@sy Proc. Ce nouveau flux achat – qui utilise la plateforme SAP Fiori – a été implémenté en quelques mois et nous a donné entière satisfaction.

« E@sy Invest a permis aux Galeries Lafayette d’améliorer le pilotage des demandes d’investissement, tout en faisant gagner du temps et de l’autonomie aux collaborateurs. »

Jean Christophe Laurent, Chef de projet SAP auprès des Galeries Lafayette

En quoi consiste la solution E@sy Invest et qu’apporte-t-elle à vos équipes au quotidien ?

E@sy Invest permet de créer une Demande d’Autorisation d’Investissement (DAI) puis de l’insérer dans un circuit de validation. Une fois acceptée, le demandeur reçoit une notification et un numéro d’ouverture de ligne de crédit.
Il peut alors créer sa demande d’achat en faisant référence à la création de cette ligne de crédit, jusqu’à la commande.

Quant aux bénéfices qu’elle apporte à nos équipes, j’en compte 3 principaux.

  • Une simplification du pilotage des ouvertures de budget. E@sy Invest rend le traitement d’une demande d’autorisation d’investissement (DAI) simple d’utilisation. Les informations à renseigner sont réduites au strict minimum, ce qui permet une saisie rapide et efficace par le demandeur. De plus, les DAI électroniques réduisent les intermédiaires et redonnent la main aux acteurs principaux du processus : les chefs de projet.
  • Un schéma de validation fluidifié et un processus d’engagement des dépenses plus rapide. Avec la digitalisation de la DAI, plus besoin de signature papier ! E@sy Invest apporte un nouveau workflow de validation dématérialisé et modulable. Celle-ci peut être effectuée depuis un poste de travail mais aussi à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Le demandeur sait exactement, et en temps réel, à quelle étape du chemin de validation se trouve sa demande.
  • Une harmonisation du processus d’achat via une plateforme unique. L’utilisation de SAP Fiori pour l’ensemble du flux achat non marchand, de la DAI à la commande et jusqu’à la réception, permet aux différents acteurs de disposer, au travers d’une même plateforme, de l’ensemble des fonctionnalités pour visualiser et piloter le processus de bout en bout.

Aviez-vous des craintes quant à la mise en place de cette solution ?

La crainte principale, du côté métier, était de se retrouver face à une interface peu « user friendly » provoquant le rejet de la part des utilisateurs finaux, pour la plupart peu aguerris à l’environnement SAP. Elle a très vite été dissipée, avec la démonstration de E@sy Invest en tout début de projet. L’interface Fiori est faite pour faciliter l’accès à SAP, même à un public non averti.

Aperçu écran E@sy Invest
Une interface claire, des informations immédiatement lisibles, et une prise en main facile ont permis de rassurer le métier, peu familier de l’environnement SAP

Combien de temps a duré la mise en place de ce projet et quelles ont été les différentes phases ?

La solution a été implémentée en 3 mois et à distance, en raison des contraintes sanitaires. La première mise en production a eu lieu début mars. Le calendrier s’est déroulé comme suit :

Mi-novembre 2020 à mi-décembre 2020 : analyse des écarts entre nos besoins et la solution E@sy Invest.
Mi-décembre 2020 à fin janvier 2021 : phase de réalisation d’une durée d’un mois, avec des comités projets réguliers.
• Février à mi-mars 2021 : phase de recette, qui a mobilisé des utilisateurs clefs en interne.
Mi-mars : mise en production.
Mars à juillet 2021 : déploiement et mise en production au sein de nos différentes entités.

« E@sy Invest offre une interface user-friendly et intuitive, immédiatement adoptée par le métier. »

Quel bilan tirez-vous de la mise en place d’E@sy Invest ?

L’application est très bien perçue et a été adoptée par tous. Sa simplicité de prise en main a grandement facilité les formations en interne et la conduite du changement. La démonstration, par les équipes Censio Karamba!, en tout début de projet, a été un réel levier pour rassurer le métier.

Merci à Jean Christophe pour son témoignage !


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