Votre ESN/société de services grandit, vous avez plus de mal à piloter votre activité ?

Parmi vos challenges du quotidien, vous devez :

  • Batailler pour assurer vos objectifs de CA ?
  • Dénicher LA compétence en face DU besoin, le tout en gérant le staffing pour vos projets ?
  • Livrer vos projets en temps et en heure, tout assurant leur rentabilité ?
  • Partir à la chasse des données de facturation ?

Et pour faire tout ça, vous passez du temps à mesurer votre rentabilité dans un fichier Excel, votre ERP maison ?

Il est peut-être temps de passer à la vitesse supérieure et mettre en place un PSA.

Rien à voir avec le constructeur automobile 😊 !
Un PSA, pour Professional Services Automation, ou encore solution de gestion d’affaires (de manière + générique), est un ERP dédié aux ESN/société de services.

On vous le conseille par expérience ! On est passé par là, on a remercié notre bon vieil ami Excel pour profiter des atouts d’une solution de gestion d’affaires. Et on regrette juste 1 chose : ne pas l’avoir fait avant !

Ses fonctionnalités nous ont vraiment facilité la vie, en tant qu’ESN/société de services.
Ses atouts : collecte des données, productivité, optimisation du staffing et monitoring de vos projets.

Du coup, on s’est dit qu’on allait partager un peu de notre expérience avec vous (dans le même esprit que les challenges ESN en 2018). On a listé 5 services qu’une solution de gestion d’affaires a pu nous rendre.

 

 

5 challenges traités + rapidement avec une solution de gestion d’affaires

1. Améliorer la rentabilité de votre ESN/société de services

Vous le savez, le taux de staffing est l’un des indicateurs les + utilisés dans notre métier.
Il reflète la solidité de votre organisation à un instant T.
Mais pour le mesurer, il faut de bons outils.
Dans une solution de gestion d’affaires (ou un ERP dédié aux ESN) : on enregistre, on planifie et on prédit les ressources.

Plus concrètement, on a constaté plusieurs façons d’améliorer le taux de staffing dans l’outil. Il nous a facilité la vie pour :

  • Trouver et choisir le personnel le + qualifié : en fonction des besoins et de leurs coûts,
  • Planifier les affectations des collaborateurs : en temps réel avec des modèles + optimisés,
  • Construire les futurs assets : basés sur + de visibilité des actions non facturables (veille, avant-vente…),
  • Simuler différents scénarios : en optimisant le staffing à moyen terme.

Par exemple, admettons que votre ESN/société de service ait :

  • 100 employés,
  • un taux de staffing de 70%,
  • un taux de vente moyen de 800 € / jour,
  • 217 jours durement travaillés
  • un point 0 de rentabilité à 65% de staffing.

Avec un taux de vente correct, vous avez déjà un résultat positif. Les points de taux de staffing complémentaires entreraient directement dans votre résultat. Avec un taux 5% supérieur (qui laisse encore du temps à la formation, l’accompagnement et la montée en compétence des collabs), vous doubleriez quasiment le résultat et amélioreriez votre rentabilité.

Et 5%, c’est ce que nous avons constaté quelques mois après avoir mis en place notre ERP S/4HANA solution de gestion d’affaires. Plutôt séduisant, n’est-ce pas ?

2. Gagner plus de projets pour votre ESN/société de services

La croissance d’une ESN/société de services passe par de nouveaux projets gagnés.

Rien de + parlant qu’une image sportive (surtout ces derniers temps ☆ ☆) !

Que penseriez-vous d’un entraîneur qui serait prêt à jouer un match retour, sans analyser et prendre en compte dans sa tactique, ce qui les a fait gagner (ou perdre, ça arrive aussi) le match aller ? Pas très stratégique, hein ?

C’est évident mais tout commence par l’analyse du cycle de vente.
Les organisations commerciales avec une solution de gestion à d’affaires disposent d’un avantage concurrentiel : des données historiques.

Chaque projet réalisé sert de référence pour le prochain.

Et nous l’avons constaté aussi. La visibilité en temps réel des données historiques d’un projet nous permet de produire des propositions plus compétitives (et donc gagner plus de projets et de rendre tout le monde + heureux). Dans ce type de solution, on construit la réponse à un projet directement dans l’interface.

Une petite révolution ! Après plusieurs années à tenter de construire désespérément nos métriques sur Excel, on a construit nos 3 KPI favoris (façonnés avec l’historique de projets similaires) en seulement quelques semaines :

  • Le taux de rentabilité de la réponse : en privilégiant les opportunités (sur la base des précédentes réponses) pour lesquelles les chances de gagner sont plus élevées et la marge meilleure,
  • Le taux de rentabilité projet: en sachant exactement où dans le projet, gagner de l’argent, on produit le chiffrage le + rentable,
  • Le taux de réussite projet: en s’assurant de la disponibilité immédiate des bonnes ressources, on donne à l’équipe livraison + de chance de succès.

3. Trouver la bonne combinaison

Les ESN/Société de services qui performent savent comment améliorer leurs marges projet => en déployant avec intelligence leurs ressources. Et la bonne combinaison serait : la bonne personne + le bon projet + le bon moment.
Exemple typique d’usage : échanger une ressource avec quelqu’un de moins senior

Double objectif :

  1. Montée en compétence des collabs,
  2. Effet considérable sur les marges.

Nos managers trouvent désormais la bonne ressource en s’appuyant sur les solutions de gestion à d’affaires. Ils ont une visibilité directe sur les compétences, les disponibilités et les coûts.

C’est aussi + simple d’équilibrer les ressources.
En d’autres termes, vous êtes directement avertis pour réduire ou anticiper vos besoins de recrutement. Des notifications permettent d’être alerté en temps réel, sur la base des projets (à venir, en cours et leurs évolutions), afin de mettre en place ou non des actions de sourcing.

Autre effet bénéfique : améliorer l’ambiance et le bien-être des collaborateurs.

Limiter les taux de staffing, permet de réduire la surchauffe pour avoir des charges de travail équilibrées (en garder + longtemps les collabs).
Vous abordez les problèmes de ressources suffisamment en amont pour réduire l’urgence et permettre un travail plus fluide (et moins de stress)

4. Livrer vos projets à temps 

A l’échelle d’un projet, sa réussite peut s’évaluer selon 3 angles :

  • Le respect des délais,
  • Le respect du périmètre,
  • La recherche d’une optimisation continue de sa rentabilité.

Mais, à l’échelle d’une ESN, quelle est la différence entre une entreprise de service successfull et une autre ?
La visibilité en temps réel

Pourquoi ? Car il faut parfois choisir ses priorités « delivery » si un projet prend du retard (et par expérience ça peut arriver vite). Ne serait-ce pas idéal pour les chefs de projets d’analyser la situation d’un projet en temps réel ? et rectifier immédiatement le tir, si besoin ?

C’est pourquoi être en mesure de combiner cette visibilité à des systèmes de contrôle sur l’ensemble du projet est un facteur de réussite pour une ESN.

Quand on utilise une solution de gestion d’affaires on obtient + de visibilité sur les variations de périmètre, de planning ou de ressources.

Le truc en + : un système de contrôle et d’alerte sur l’ensemble du projet.

Ce qui signifie qu’on est informé en temps réel via des systèmes d’alerte quand un projet sort de sa trajectoire et risque de dérailler (sous-traitance non prévue, planification non facturable de ressources, etc.).

Ainsi, chaque chef de projet sait tout de suite s’il y a un problème sur un projet et voit l’impact sur la marge prévisionnelle ; tout comme la direction financière dont les tableaux de bord exploitent les mêmes flux d’informations liés aux projets.

Ce qui d’ailleurs facilite grandement le dialogue entre les 2 services.

5. Collecter et facturer toutes vos prestations

En tant qu’ESN/société de services, vous partez souvent à la chasse aux factures ? Rien d’étonnant. On a connu ça aussi : le casse-tête pour s’assurer que chaque heure soit bien facturée.

Mais si vous poursuivez votre croissance, la situation ne risque pas de s’améliorer.  Il deviendra vite compliqué d’avoir constamment un œil sur l’ensemble des prestations effectuées.  Et pour être honnête, vous perdrez un temps fou à le faire … passez en mode pilote automatique !

Avec une solution de gestion d’affaires, vous n’avez qu’à vous assurer que les temps soient saisis. Ces derniers sont réconciliés automatiquement avec la bonne facture.
Fini les heures « oubliées » et vous gagnez aussi en fiabilité et en rapidité !

D’autres fonctionnalités vous permettent d’optimiser la facturation. Vous bénéficiez d’aides à la constitution de vos factures, par exemple. Idéal quand les consultants passent + ou – de temps que prévu.

Comment ? Vos référentiels de données sont alignés à vos processus de gestion et de facturation. Et lorsque tous les processus opérationnels, sont correctement intégrés, les risques d’erreur sont tout simplement supprimés. Résultat : vous délivrez des factures justes (et précises) aux clients dans les meilleurs délais.

Tous les acteurs impliqués dans les projets de votre ESN/société de services ont accès à ces données et peuvent suivent l’évolution des prestations  (et aussi de la marge) avec précisions. Ils peuvent donc automatiquement ajouter un niveau de détail très fin à leurs facturations (sans trop d’effort)

Double effet Kiss cool : vous diminuez également le risque potentiel de contestation de vos clients. Sans oublier que les délais de paiement sont aussi réduits, ce qui influence positivement l’optimisation de votre cashflow.

Poursuivre la croissance de votre ESN/société de services sans perdre de revenu

Au final, une solution de gestion d’affaires c’est une suite d’applications intégrée dans un ERP dédiée aux ESN/société de services qui vous permet :

  • De gérer plus facilement le staffing de vos équipes,
  • D’optimiser la facturation,
  • De contrôler la situation d’un projet.

Pour réussir dans vos projets, les talents ne suffisent plus.
Vous devez additionner talents + outils.

Ils sont importants dans tous les services, donc pourquoi ne pas capitaliser :

  • Vos équipes commerciales doivent avoir suffisamment de visibilité sur les projets passés pour élaborer des propositions fiables et compétitives,
  • Vos managers doivent pouvoir savoir quelle ressource placer selon sa dispo, son taux et ses compétences,
  • Les chefs de projet doivent avoir une bonne compréhension du projet pour prendre des décisions éclairées, en cas de retard par exemple.

Bon on ne vous cache pas que la mise en place d’un projet de gestion d’affaires demande du temps et que ce n’est pas facile… Mais s’assurer une bonne visibilité n’a pas de prix et vous fera gagner du temps à terme.

Notre conseil : choisissez la solution la plus collaborative possible en ESN/société de services
La palette d’acteur impliquée est large : elle s’étend du consultant à la direction générale, en passant par le back office. C’est d’ailleurs ce qui fait la richesse de ce type de solution : le terrain de jeu unique pour gérer l’ensemble de vos métiers.

Gagner + et travailler – ? La solution de gestion d’affaires peut vous permettre de tenir cette promesse (qui nous en rappelle vaguement une autre :)). C’est aussi l’une des clés pour réaliser des gains d’efficacité et ajouter + de marges à vos projets.

De notre côté, nous avons choisi la solution S/4HANA, ERP leader mondial, fonctionnant en cloud, qui sait répondre à ce genre de problématiques, spécialisé pour les sociétés de services.

 

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