La gestion des frais vous prend du temps et des ressources ?

Vous avez l’impression de passer votre temps à tout contrôler pour éviter les erreurs et les fraudes ?

Et pour bien vous achever à la fin du mois, c’est toujours le goulot d’étranglement ?

Bien que ce soit une tâche sans valeur ajoutée (mais aussi répétitive et chronophage), la gestion des frais professionnels reste indispensable en entreprise.

Coté coût, une note de frais c’est :

  • 53€ de coût moyen d’une saisie des frais d’un collaborateur,
  • 30 jours de traitement de A à Z,
  • 20% d’erreur (dont la correction couterait à elle seule 48€),
  • 47% des collaborateurs se trompent de 10-15€ par mois (pas toujours involontairement)
  • 300€/mois et par collaborateur de coût d’une mauvaise gestion des frais représentent

Source : Etude de HRS et de la Fondation GBTA.

Et tous ces chiffres ne concernent que la saisie de la note de frais.

A ces coûts, on pourrait aussi y ajouter : l’archivage physique, le redressement, la TVA non récupérée, le contrôle et une politique de dépenses inefficaces…

Et pourtant, il existe des pratiques qui permettent de les optimiser.

Vous souhaitez consacrer plus de temps aux tâches à plus grande valeur ajoutée et à votre cœur de métier et optimiser les frais professionnels ? Alors, voici 6 bonnes pratiques comprenant des outils et des clés pour les mettre en place.

  1. Automatiser sa politique de dépenses
  2. Traiter les dépenses au fur et à mesure
  3. Gérer des avances sur frais
  4. Choisir une solution offrant des étapes automatisées
  5. Mettre en place l’archivage numérisé
  6. Automatiser la récupération de la TVA

Rentrons tout de suite dans le vif du sujet.

1. Automatiser sa politique de dépenses :

Pour rappel : la politique de dépense reprend l’ensemble des règles de dépenses relatives aux frais professionnels : hébergement, transport, restaurant … Elle peut varier selon le grade ou encore les différentes missions de vos collaborateurs.

Au-delà de l’aspect « éducatif », cette politique permet aussi de respecter le cadre légal. On peut facilement l’oublier, mais l’administration fiscale impose à chaque entreprise des règles à suivre pour les notes de frais (ex : les avantages en nature = salaire déguisé).

Cela permet d’éviter les mauvaises surprises de l’URSSAF.

On comprend facilement que les collaborateurs n’aient pas toutes ces notions en tête.

Mais coté entreprise, vous pouvez mettre au point une politique de dépense afin qu’elle soit la plus claire possible. Il vous faut veiller à ce qu’elle soit connue de tous et essayer de la faire respecter de tous les collaborateurs. C’est une première étape à franchir.

La façon la plus « simple » pour optimiser cette politique de dépense est encore de l’automatiser.

Des solutions comme SAP Concur Expense vous permettent de limiter les erreurs, la fraude et facilite le traitement par les équipes back office.

Plus concrètement :

  • Les champs des notes de frais sont déjà prédéfinis,
  • Les taux de changes se calculent automatiquement,
  • Les frais kilométriques sont calculés automatiquement via Google maps,
  • Les dépenses effectuées par carte sont transposées en note de frais,
  • Les écarts de conformité aux politiques sont décelés et mis en avant à chaque étape,
  • Des corrections ou explications sont requises pour autoriser la soumission.

2. Traiter les dépenses au fur et à mesure :

Toutes les dépenses de vos collaborateurs arrivent en fin de mois car ils attendent la fin du mois pour les saisir ? Les responsables privilégient de valider tous les frais en masse ? Ce type de situation vous parle ?

La meilleure des pratiques est de gérer instantanément les frais.

Et cela pour plusieurs raisons :

  • Traiter les saisies au fil de l’eau permet d’améliorer les délais de remboursement de vos collabs, et de diminuer grandement le mécontentement lié à ce processus.
  • Garder la saisie des frais de vos collabs à jour, vous permet d’avoir une vue « temps réel ». Et cela vaut aussi bien pour la trésorerie à venir de votre entreprise, que pour le niveau de dépense des différentes équipes et services.

La bonne pratique : choisir un outil permettant la création et la validation de la saisie de frais même en situation de mobilité. Aujourd’hui sur SAP Concur, permet à partir d’une tablette ou smartphone de :

  • Créer une note de frais,
  • Envoyer sa demande de validation,
  • Suivre son avancement,
  • Envoyer sa validation,
  • Approuver ou rejeter les notes de frais,
  • Avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses.

Regardez plutôt :

3. Minimiser les avances sur frais :

Les avances sur frais sont monnaie courante dans les entreprises dès lors qu’un collaborateur ne puisse assumer seul ses frais professionnels. C’est d’ailleurs souvent le cas pour les déplacements de longues durées.

Toutefois, cette pratique doit être bien définie dans la politique de dépense. Pour l’entreprise comme pour les collaborateurs, elle peut être problématique pour 2 raisons.

La première étant que cela nécessite de la trésorerie disponible, ce qui n’est pas toujours le cas et rend impossible l’avance. La seconde est le niveau de complexité que cela met en place. Qu’il s’agisse des avances ponctuelles ou récurrentes, avant chaque déplacement, il faut :

  • calculer une estimation des frais à engager,
  • faire valider et valider les frais,
  • remonter l’information à la comptabilité afin de débloquer les avances,
  • calculer le solde et procéder si nécessaire à la régularisation en cas de trop payé ou trop perçu.

Selon le type d’organisation, il est possible d’en réduire les recours aux avances de frais :

  • Proposer des cartes corporates pour payer les principaux frais de déplacement, des cartes spécifiques pour les postes courants (type essences) et privilégier les accords avec les hôtels en relation direct pour transmettre les factures,
  • Subventionner la souscription des collaborateurs à une carte à débit différé pour limiter l’impact des frais sur leurs finances. 

4. Choisir une solution offrant des étapes automatisées :

Les solutions de gestion de note de frais comme SAP Concur proposent de gagner du temps afin d’améliorer la rigueur et l’efficacité dans la gestion des frais. Chaque étape du processus de la gestion des notes de frais est automatisée :

  • la saisie,
  • la soumission,
  • la validation,
  • le traitement comptable,
  • l’audit,
  • les prévisions budgétaires.

Toutes ces étapes se passent en quelques clics, font gagner du temps aux collaborateurs et facilite le traitement des équipes du back office.

Avec cette solution :

  • les justificatifs sont numérisés, ils enregistrent automatiquement les informations dans les notes grâce à des fonctionnalités comme la reconnaissance intelligente des dépenses et éliminent la saisie humaine.
  • la vérification et la validation se fait aussi simplement et plus rapidement car les erreurs (et abus) sont notablement réduites.

Les entreprises contrôlent mieux leurs dépenses et cela accélère également le remboursement des collaborateurs. Aussi, toutes les données sont accessibles dans le système et permet d’obtenir de la visibilité afin de mieux piloter.

5. Mettre en place l’archivage numérisé :

Qui dit note de frais, dit également conservation des justificatifs des collaborateurs.

Ils doivent être archivés, aussi bien pour les collaborateurs pour obtenir le remboursement des dépenses engagés, que pour l’entreprise car ils constituent des preuves en cas de contrôle (URSAFF sur la gestion des notes de frais ou de contrôle fiscal).

Vous pouvez depuis mai 2019, jeter le papier si vous utilisez une solution d’archivage de type solution de gestion/ERP.

SAP Concur vous permet de supprimer votre archivage physique afin de mettre en place votre archivage dématérialisé, une fois le justificatif numérisé et sauvegardé dans votre centre de stockage.

Cette solution respecte les normes en vigueur. Pour rappel, voici les modalités d’archivage numérisé :

  • Reproduction à l’identique : le logiciel de numérisation doit réaliser une copie conforme à l’original en image et en contenu (les logiciels de traitements de l’image sont exclus de facto),
  • L’archivage : il doit être réalisé par l’assujetti ou par un tiers mandaté avec une organisation documentée permettant de s’assurer de l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des documents numérisés. Le format imposé est le PDF et il doit être horodaté.

6. Automatisez la récupération de la TVA :

Vous le savez sans doute, les entreprises sont susceptibles de récupérer la TVA déductible engagée sur les dépenses faites dans le cadre de frais professionnels.

Mais, faute d’un traitement supplémentaire et de procédure de récupération complexe, beaucoup d’entreprise négligent cette TVA considérant souvent que les montants sont faibles face aux efforts à déployer.

saisie-frais-recuperation-tva

Et pourtant en additionnant toute la TVA récupérable sur les frais, on arrive rapidement à des sommes plus conséquentes. Vous pouvez choisir de l’évaluer « manuellement » dès la saisie des frais de vos collaborateurs, ou bien vous pouvez exploiter l’automatisation depuis un ERP.

Dès le frais saisi, le logiciel calcule automatiquement la TVA récupérable. Toutes les dépenses sont prises en compte instantanément dans l’application, qui va relever le montant exact de la TVA pour chacune des factures des collaborateurs.

Ces informations sont archivées dans le cloud afin que les responsables valides en temps réel les frais, et les transmettent ensuite au service comptable.

De cette façon, le montant global de TVA propre aux frais de votre entreprise sera comptabilisé et inscrit dans vos dépenses comptables. Plus aucune TVA déductible ne sera laissée de côté. Toute dépense engendrant une TVA déductible sera suivie et la somme de TVA, calculée automatiquement par le logiciel, sera retirée de votre versement de cette taxe à l’Etat.

Pour résumer, vos montants de TVA seront toujours moins élevés. Tout cela sans parler du gain de temps que ce type de solution vous apporte. Voici d’ailleurs les 10 principaux bénéfices.

Vous souhaitez une démo de SAP Concur ou tout simplement en savoir plus ? Contactez nos experts


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