Petite synthèse des méthodes d’élaboration budgétaires

Dans le cadre de nos projets de mise en place de processus d’élaboration budgétaires (souvent avec BI-IP ou BPC), nous sommes en général amenés à mettre en place des processus complexes et variés. Nous vous proposons une rapide synthèse des méthodes d’élaboration budgétaires les plus couramment utilisées.

Rappel sur la notion de budget :

Selon Claude Perochon, enseignant et auteur de nombreux ouvrages de gestion, « les budgets sont des programmes à court terme détaillés, coordonnés et valorisés, qui permettent d’atteindre, grâce à des moyens antérieurement définis, les objectifs issue de la stratégie de l’entreprise ».

Le budget est donc la traduction quantifiée des objectifs de l’entreprise (ventes à atteindre, niveau de production à réaliser, niveau des dépenses….). Mais aussi des moyens dont la mise en oeuvre est prévue pour la bonne réalisation de ces objectifs. L’élaboration des budgets est donc logiquement une phase structurante dans la vie de l’entreprise.

Encore aujourd’hui, l’outil n°1 utilisé pour préparer un budget est Excel. L’un de nos client a recensé 320 fichiers utiles pour la préparation d’un budget complet ! Même si il existe de nombreux outils proposés par les éditeurs (et Censio) pour accompagner cette démarche.

Voir aussi : Nos solutions de planning et d’élaboration budgétaire.

Les principales méthodes d’élaboration budgétaire :

MéthodeDescriptionAvantagesInconvénients
Top-DownBudget préparé par la direction et imposé aux manager, qui ne sont pas ou peu sollicités pour élaborer celui-ci.- Processus structuré,
- Exprime clairement les objectifs de performance et la stratégie,
- Peut-être irréaliste car m’intègre pas le savoir-faire des équipes sur le terrain.
- Les managers peuvent avoir le sentiment que la direction ne valorise pas leurs connaissances.
Bottom-upLe Processus budgétaire est établi par la Direction, mais ce sont le managers qui déterminent le budget.
Celui-ci est envoyé à la direction pour validation.
- Méthode davantage précise
- Impact positif sur le moral des employés
- Peut parfois mener à une surestimation des dépenses pour éviter les contraintes budgétaires.
- Process de validation chronophage.
Historic Budgeting (incremental Budgeting)Budget basé sur celui de l’année précédente.
Top-down et Bottom-up sont les deux extrêmes de cette méthode. Dans la pratique, la plupart des organisations choisissent une voie médiane : des objectifs définis par la Direction pondérés par les managers.
- Relativement rapide à élaborer.- Risque de reproduire les erreurs ou coûts superflus du budget des années antérieures.
Zero-based Budgeting (ZBB)Les managers de chaque Business Unit préparent une estimation de leurs dépenses en partant de zéro. Evite que les budgets de l’année soit la reconduction des budgets précédents- Minimise les coûts et permet une allocation optimale des ressources (le manager doit en effet justifier chaque dépense)- Méthode lourde d’analyse coûts-services rendus.
- Processus chronophage.
Activity-Based-budgeting (ABB)Les coûts du budget sont affectés par activité de l’entreprise. Utilise le volume d’une activité au lieu de ses dépenses historiques.
Utilisé pour contrôler les coûts.
- Peut augmenter la productivité et améliorer les processus- Certains employés peuvent ressentir négativement le fait que leur productivité soit analysée.
Priority based budgeting (Program based budgeting)Similaire à la méthode ABB mais permet en plus d’effectuer une concurrence sur les ressources de l’entreprise.
La direction examine les budgets justifiés par les différents départements et déterminent ceux qui sont prioritaires.
- cette méthode fonctionne bien dans les organisations sans but lucratif et dans les entreprises avec des ressources limitées.

Conclusion

Chacun de ces méthodes d’élaboration budgétaires (ou composante de ces budgets) peut être fixe ou flexible. Au final, il n’existe bien évidemment pas de méthode absolue

La méthode à prendre en compte dépendra des spécificités de votre organisation et de votre culture d’entreprises. Par exemple, on ne va bien évidemment pas choisir la même méthode dans une start-up à la croissance astronomique que dans une entreprise qui évolue sur un marché stable et mature.

Voir aussi : BI Integrated Planning, je te présente SAP BPC (Novembre 2007)

En savoir plus : SAP BPC : Orchestrez vos prévisions de vente avec BPC
(Présentation)

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