Tout comprendre sur la différence dans BO entre Planification et Publication.

La possibilité de publier et de planifier des rapports en fonction de son profil est une option dont on aurait tort de se passer dans la plateforme BI LaunchPad. En effet, la planification peut par exemple servir à pré-calculer les données d’un rapport et donc éliminer les tracas de l’exécution manuelle et quotidienne d’un rapport alourdissant considérablement les performances du système.

Censio revient donc sur ces deux notions dans SAP BusinessObjects souvent méconnues ou peu utilisées.

Définitions :

Si l’on devait définir ces deux notions en une phrase, voici ce que l’on pourrait dire :

La planification permet de planifier l’exécution d’un rapport à des intervalles précis et  de visualiser l’historique des instances ainsi générées avec données.

La publication permet la diffusion d’un document, sous différents formats et pour différentes destinations, en adaptant son contenu en fonction des destinataires.

Dans la pratique, une planification s’opère sur le rapport lui-même, alors qu’une publication est un objet à part entière dans le référentiel SAP BusinessObjects pouvant être lui-même planifié. Nous allons revenir sur chacune de ces notions et en expliquer son contenu.

Voir aussi : SAP BusinessObjects BI 4.2, la suite de Business Intelligence de SAP en vidéo

1 – La Planification.

SAP BusinessObjects permet la planification de rapports (Web Intelligence et Crystal Reports) à l’aide de différents paramètres dont voici les principaux :

Planification dans BO

  • La périodicité

La périodicité de planification d’un rapport peut s’effectuer selon les critères suivants :

– En fonction du temps : 

L’option la plus simple qui utilise les fonctions intégrées dans les listes fournies

Planification périodique

– En fonction de calendriers personnalisés : 

Par exemple, disons que l’on souhaite exécuter un rapport sur ​​le 3e jour de chaque trimestre, sauf Q4 où on veut l’exécuter sur le 9e jour du trimestre. Cela ne pouvant être satisfait par l’un des calendriers standards, nous sommes donc dans l’obligation de définir un calendrier personnalisé.

  • Les invites

Si le rapport à planifier comporte un écran de sélection, il est possible d’en définir les invites pour l’exécution automatique du rapport.

A noter toutefois qu’il n’est pas possible à cet endroit de paramétrer une invite calculant automatiquement le mois en cours par exemple. Pour ce faire, nul autre choix que de passer par un exit variable BEx  pour calculer un Year to Date.

  • Les formats

4 types de formats sont disponibles pour définir le fichier de sortie d’une planification:

    –  Web Intelligence (Crystal Reports si le rapport est un Crystal)

    –  Microsoft Excel (A noter que les en-têtes et pieds de page seront perdus)

    –  Adobe Acrobat pour un fichier PDF

    –  Valeurs séparées par une virgule pour un fichier CSV (Export du résultat de requêtes créées dans l’éditeur de requêtes WebI par exemple)

  • Les événements

Il existe 3 types d’événements pouvant être utilisés pour une planification:

    –  Événements de fichiers: BusinessObjects via « l’Event Serveur » déclenche un événement lorsque ce dernier détecte un fichier donné.

    –   Événement de planification: Sélection d’un objet dont la planification périodique existante sert à déclencher un autre événement Par exemple, je veux exécuter le  rapport 2 seulement si le rapport 1 a s’est exécuté avec succès (utile pour exécuter certains rapports volumineux de manière séquentielle).

    –   Événement personnalisé: Lors de la création d’un événement personnalisé, un raccourci permet alors de déclencher manuellement un événement.

Un cas concret serait celui d’un événement généré par SAP BW à la fin de l’exécution d’une chaine de processus de chargement de données que SAP BusinessObjects récupère (sous forme de fichier) pour déclencher à son tour une planification ainsi pré-calculer les données d’un rapport dans une instance.

  • Les destinations

Les destinations d’une planification sont multiples et permettent de mettre à disposition un rapport planifié dans un emplacement précis ou de diffuser en masse via email par exemple. Les principales destinations sont les suivantes :

    –   Boite de réception BI

    –   Courrier électronique

    –   Serveur FTP

    –  Système de fichiers

Une fois la planification lancée, il est possible de la monitorer en cliquant droit sur le rapport et en sélectionnant « historique ».

Monitorer la planification

Si la tâche de planification s’est exécutée avec succès, une instance du rapport planifié est alors prête en fonction des paramètres de la planification préalablement définie. Chaque ligne portant le statut « Réussite » représente une instance du rapport pouvant être alors ouverte (en cliquant sur le titre du rapport).

Planification réussie

Dans la pratique et au quotidien, il est recommandé de régulièrement faire le ménage dans cet historique. En effet, chaque instance contenant des données, l’espace de stockage du serveur BusinessObjects tend à diminuer avec l’augmentation en nombre des instances. Ce « ménage » peut se paramétrer de manière automatique.

Enfin il est possible aussi de gérer via des autorisations l’accès à uniquement sa planification (sans voir les planifications des autres).

2 – La Publication

La publication permet d’envoyer à des destinations multiples (groupes ou individus) une information adaptée et personnalisée sur la base d’un même document Web Intelligence ou Crystal Reports.

Cette personnalisation est définie par plusieurs règles de publication et peut aider à envoyer des informations à travers une organisation plus efficacement :

    – En distribuant facilement des informations personnalisées à des individus ou des groupes d’utilisateurs.

    – En fournissant une information protégée de l’entreprise à des groupes ou des individus à travers un intranet, un extranet ou Internet.

    – En réduisant l’accès aux bases de données en éliminant la nécessité pour les utilisateurs d’envoyer des demandes de traitement eux-mêmes.

  • Première étape : Critères de publications à prendre en compte

Avant de créer une publication, quelques informations de base doivent être déterminées:

    – Quel document doit être envoyé?

    – Quel est le public visé par ce document?

    – Les résultats doivent-ils  être filtrés ou personnalisés avant d’être envoyés?

    – Le ou les destinataires ont-ils accès à BusinessObjects ?

Le filtrage ou la personnalisation des résultats est très important pour considérer les différentes façons d’atteindre cet objectif par le biais de publications. Les options de filtrage de publication des données les plus courantes sont :

    – L’utilisation de filtres de requête

    – Utiliser les restrictions d’accès Univers

    – Personnalisation des destinataires dynamiques

    – Personnalisation des destinataires de l’entreprise

  • Deuxième étape : Personnalisation

La personnalisation filtre les données des documents sources afin que les destinataires du document reçoivent uniquement les données filtrées d’un même rapport.

Personnalisation de la publication

Si les destinataires sont des destinataires Enterprise, vous devez appliquer un profil lorsque vous concevez la publication. De cette façon, chaque utilisateur ou groupe peut être modifié pour recevoir uniquement les données qui leurs sont pertinentes. La création de profils s’effectue dans l’onglet « Profil » de la CMC et permet de relier des utilisateurs à certaines valeurs d’un objet (à noter que l’utilisation de profil ne fonctionne pas si le WebI a pour source une requête BEx).

Si les destinataires sont des destinataires dynamiques c’est à dire des destinataires qui n’ont pas de compte utilisateur dans la plateforme de SAP BusinessObjects ou pour une diffusion personnalisée et un envoi sur une boite email tierce, une liste / source de destinataires doit être utilisée. Cette source de destinataires dynamiques doit se construire via un rapport WebI ou Crystal en spécifiant une colonne pour chacune des valeurs suivantes:

    – ID destinataire (obligatoire)

    – Nom et prénom du destinataire

    – Adresse e-mail

Une des dernières étapes du paramétrage d’une publication consiste à mapper un (des) champ (s) du document source avec un profil pour des destinataires Entreprise un (des) champs du formulaire supplémentaires pour des  destinataires dynamiques.

Publication destinataires dynamiques

Conclusion

On aurait tort de ne pas se servir de l’une de ces deux fonctionnalités voire les deux dans SAP BusinessObjects. Ces deux options proposées par BusinessObjects présentent les avantages suivants :

La planification permet l’automatisation périodique de l’exécution d’un rapport et d’en pré-calculer les données de ce dernier. Ainsi un seul et même rapport peut être consulté quotidiennement sans aucun rafraîchissement et allège donc considérablement l’accès en lecture à la base de données.

La publication complète la planification et permet quant à elle de personnaliser les données d’un seul et même rapport pour une diffusion en masse à des utilisateurs ayant un compte SAP BusinessObjects ou non.

Enfin la planification et la publication permettent aussi de recevoir le fichier du rapport (WebI .wid ou Crystal .rpt) pour une consultation en mode offline (via WebI Rich Client ou Crystal Designer).

Voir aussi : SAP BusinessObjects BI 4 : Web Intelligence, un outil de reporting complet.

Question / Réponses

  • Est-il possible d’utiliser la planification / publication pour des rapports autres que WebI ou Crystal ?

Dans sa version SAP BusinessObjects BI 4.0, quel que soit le niveau de Support Package, il n’est pas possible de d’utiliser ces deux fonctionnalités pour d’autres rapports que des WebI ou des Crystal.

Cependant avec l’arrivée en Ramp Up de SAP BusinessObjects 4.1 ce mois-ci, il sera désormais possible de planifier et publier des rapports Analysis.

  • Peut-on accéder aux instances via SAP BI Mobile ?

Oui, pour les instances de planification sont accessibles depuis SAP BI Mobile. En revanche ce n’est pas le cas pour une publication.

  • Lors d’une personnalisation d’une publication, peut-on utiliser des valeurs multiples pour le mapping avec le document source ?

C’est une des limites de la publication. Si pour des raisons Business vous avez besoin de paramétrer une publication pour que Mr Martin reçoive les données de son organisation commerciale Sud-Ouest et PACA, il n’y a pas d’autre alternative pour lui que de recevoir deux fois le même rapport, le premier filtré sur l’organisation commerciale Sud-Ouest et le deuxième sur l’organisation commerciale PACA.

Peut-être serait-il pertinent de soumettre l’idée à SAP…

10 commentaires pour “Planification versus Publication, quelles différences ?”

  1. Joel dit :

    Bonjour,
    document très intéressant vu que je découvre à peine les publications.
    Est ce que la publication sur BO4 est différente de qui existe sur Crystal reports ? (en termes de fonctionnalités et d’usage)
    Merci

  2. slesne dit :

    Bonjour Joel,

    Sans doute faite-vous référence à Crystal Reports Server. Je ne pourrai vous répondre avec certitude étant donné que nous n’avons pas cette version. Cependant les principes de planification et de publication sont les mêmes quelques soit les versions et ce depuis BO XI 3.X (que l’on parle de WebI ou bien de Crystal Report).

  3. Valoxy dit :

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  4. AG dit :

    Bonjour,

    je constate que la présentation des résultats est différentes entre export CSV sous Xi3 et Bi4 malgré un paramétrage identique;

    y a t il une solution ?

    Merci de votre aide,

    cdt.

  5. ELHADIOUI dit :

    Bonjour,
    Est-il possible d’utiliser la planification et publication sur des rapports locaux en utilisant Rich client avec une source de données local Excel
    merci pour votre réponse
    Cordialement

  6. Laszlo dit :

    Bonjour,

    Document très intéressant.

    Qu’est ce que vous entendez par “un exit variable BEx pour calculer un Year to Date.”?

    Cdt,
    Laszlo

  7. slesne dit :

    Bonjour,

    la planification ou la publication ne sont pas dépendantes de la source de données.
    En revanche, pour utiliser la planification ou la publication, le rapport Webi doit etre sauvé sur le serveur BO où à partir du BI LaunchPad ou de la CMC le rapport est question peut etre planifié via la planification ou une publication (la publication est un objet BO disponible sur le serveur).
    Pour rappel le Web Intelligence Rich Client est un designer de Web Intelligence pour concevoir en local des rapports et le cas échéant les sauver sur la plateforme BO.

    Cordialement
    Sébastien

  8. slesne dit :

    Bonjour,

    Il s’agit d’un exit calculant automatiquement un YTD pour la variable de temps à la date d’aujourd’hui (ex: du 01/01/2016 au 08/03/2016) au moment du rafraîchissement, planification, publication du rapport (sans saisie manuelle de l’utilisateur).

    Cordialement
    Sébastien

  9. slesne dit :

    Bonjour,

    Nous ne sommes pas au courant de cette différence. Qu’entendez-vous par présentation différentes des résultats? s’agit du format des indicateurs?

    Cordialement,
    Sébastien

  10. ELHADIOUI dit :

    Bonjour Sébastien,

    Merci pour votre réponse.

    Concernant votre réponse du 8 mars 2016 à 12:12
    vous avez raison que le rapport doit être sauvé sur le serveur BO,
    MAIS dans mon cas la source de données de mon rapport est un fichier local .csv du coup le serveur BO connais pas le chemin de ma source de données.
    Cela implique que la planification ne marcheras pas ,Ainsi la publication d’un rapport vide.

    Du coup y a-il un moyen d’importer/injecter mon fichier source sur le serveur BO, et de l’utiliser sur mon rapport qui seras créer sur la plateforme BI pas sur Rich-Client.

    Merci pour vos précisions
    Cordialement
    Zakaria

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