La business intelligence self-service du monde SAP : SAP Analysis for Office 2.3

SAP vient de sortir la dernière version de son outil de BI self-service,Analysis for Office 2.3. L’occasion pour nous de la tester et de passer en revue chacune des nouveautés.

Nouvelles fonctionnalités de personnalisation du classeur

  • Se déconnecter d’une source de données
  • Restreindre des ratios à la volée
  • Changer le nom des indicateurs et des dimensions
  • Autres fonctionnalités (style, formule, API, saut de requête, etc.)

Les nouveautés qui vont améliorer le quotidien des utilisateurs en simplifiant la navigation

  • Interruption de l’exécution d’une requête
  • L’onglet règle de design
  • Copier-coller à partir d’un fichier pour alimenter un filtre

De nouvelles fonctionnalités de personnalisation pour gagner en autonomie

Les possibilités de personnalisation d’un classeur sont démultipliés

Se déconnecter d’une source de données : SAP Logoff

ENFIN ! On va enfin pouvoir se déconnecter d’une source de données relativement simplement, une fonctionnalité présente dans le BEx Analyzer et attendue par les utilisateurs depuis longtemps.

Voir aussi : Analysis for Office : Marriage avec SAP BPC

Il est dorénavant possible de se déconnecter d’un environnement pour se reconnecter à un autre sans avoir à fermer, puis ouvrir le classeur.

Vous la retrouverez sur l’onglet Composants dans le panneau d’affichage en faisant un clique-droit sur le classeur :

Déconnecter SAP BusinessObjects Analysis 2.3

Vous allez pouvoir également personnaliser le comportement de « Actualiser tout »

actualisation suivante SAP BusinessObjects Analysis 2.3

Deux possibilités

  • Données de transaction uniquement : seules les données transactionnelles sont mises à jour
  • Déconnecter et reconnecter : les sources de données sont déconnectées puis reconnectées. Très utile lorsque vous faites des modifications sur le Query Designer.

Restreindre des ratios à la volée

A l’image des ratios restreints dans le Query Designer, vous pouvez définir des ratios restreints, à partir du bouton calcul.

Pour rappel, un ratio restreint est un ratio limité par la sélection d’une dimension (par exemple le chiffre d’affaires limité au mois de Janvier).
La différence avec un filtre est que ce dernier s’appliquera à tout un rapport alors que la restriction est limitée au ratio.

Elle s’applique seulement sur les indicateurs présents dans la requête et il est impossible de construire un ratio restreint basé sur une formule. De plus, vous ne pouvez pas utiliser une hiérarchie comme sélection de restriction. Cette fonctionnalité est disponible seulement avec la version 7.50 SP4 de BW.

Cette nouveauté va réellement donner plus d’autonomie aux utilisateurs.

Changer les noms des indicateurs et des dimensions

Vous pouvez renommer les différents éléments provenant de la source de données, c’est-à-dire les indicateurs et les dimensions.

Pour cela sélectionner un élément, par exemple un indicateur, puis dans la vue de propriété, à afficher à partir du ruban, vous pouvez modifier la description de l’indicateur comme ci-dessous.

modification description SAP BusinessObjects Analysis 2.3

Cette modification va impacter l’ensemble des éléments de la source de données en question présent dans le classeur.

Elle va donner beaucoup plus d’autonomie aux utilisateurs finaux qui n’auront plus besoin de demander aux équipes IT de modifier les noms des ratios/dimensions.

Autres fonctionnalités

Chaque release apporte son lot de nouveaux styles, formules, etc. Cette version n’échappe pas à la règle, petit point sur ces nouveautés.

De nouveaux styles

Un nouveau jeu de style fait son apparition : SAP Blue Crystal, ainsi que deux nouveaux styles standards de cellule :

  • SAPMessageText
  • SAPFormula

Nouvelles formules et API

Deux nouvelles formules font leurs apparitions pour enrichir les possibilités de personnalisation.

SAPSetData : Permet de saisir des valeurs pour des indicateurs, pour planifier des valeurs. SAPSetData permet de saisir une valeur directement ou à partir d’une autre cellule Excel.

SAPGetVariable : Permet d’afficher le nom technique de la dimension sur laquelle la variable est basée.

Si vous utilisez des macros, une nouvelle API fait aussi son apparition SAPOpenWorkbook. Elle permet d’ouvrir un classeur Analysis, ce dernier doit être stocké soit sur le système SAP BW ou sur la plateforme BI.

Le saut de requête arrive !

Vous avez la possibilité de définir Analysis for Office en tant que “receiver” et pouvoir faire un saut de requête.

Simplifier la navigation

La nouvelle version propose quelques nouveautés qui vont réellement simplifier la vie des utilisateurs dans la navigation.

Interruption de l’exécution de requête

Lors de l’exécution de ma première requête sur cette version d’Analysis for Office, j’ai été surpris de voir s’afficher automatiquement la fenêtre ci-dessous, je me suis dit « Ça commence bien, déjà un problème ».

interrompre requête SAP BusinessObjects Analysis 2.3

Elle va vous permettre d’annuler l’exécution d’une requête que vous jugez trop longue, par exemple lorsque vous avez oublié d’ajouter un filtre, ou que vous souhaitez modifier une période d’analyse.

Vous pouvez paramétrer dans les réglages le temps.

Onglet Règles de design : une vue globale de l’ensemble des modifications apportées à la requête initiale

Enfin un outil regroupant toutes les règles de gestion du classeur !

règles de design SAP BusinessObjects Analysis 2.3

Au sein du panneau de conception, un quatrième onglet fait son apparition, il s’agit de « Règles de design ». On peut ainsi visualiser :

  • les formats qui ont été appliqués aux cellules du tableau
  • les formules créés dans le tableau
  • les textes : par exemple l’en-tête d’une nouvelle colonne/ligne
  • les nouvelles lignes/colonnes insérées

Il est possible de modifier ces règles, de les supprimer de les désactiver ou bien de changer leurs ordres de priorité.

Copier-coller dans un filtre une liste de valeurs depuis un fichier

filtre copier coller SAP BusinessObjects Analysis for Office 2.3

Analysis for Office 2.3 s’enrichit d’un raccourci pour filtrer des valeurs à partir d’un autre fichier.

Supposons que l’on ait des valeurs à filtrer dans notre tableau, vous pouvez sélectionner directement ces valeurs à partir d’un fichier. Ainsi, vous n’aurez plus à passer par le presse-papier pour filtrer mais simplement en cliquant sur le bouton ajouter depuis le fichier.

Cette option va permettre d’utiliser des filtres avec beaucoup de volumétries, préenregistrées dans un fichier texte, et réduire les risques d’erreurs.

De réelles avancées

Cette nouvelle version de SAP BusinessObjects Analysis for Office apporte de réelles avancées, que ce soit en termes de fonctionnalités et possibilités de personnalisation des classeurs que dans la navigation sur l’outil. L’objectif de SAP est de rendre sa solution plus intuitive et donner plus d’autonomie aux utilisateurs.

Les améliorations, en termes de personnalisation, ne sont pas en reste. Elles vont simplifier la vie de l’utilisateur. Celle qui nous a le plus séduit est la possibilité de changer les noms des indicateurs et des dimensions. Cela va permettre une plus grande liberté dans la personnalisation des rapports.

Enfin certaines nouveautés nous semblent prometteuses, en particulier la nouvelle fonctionnalité de création de ratio restreint qui rend l’utilisateur final plus autonome dans son analyse.

Pour conclure, cette nouvelle version va dans le bon sens et confirme le positionnement d’Analysis for Office comme outil de BI self-service dans la galaxie SAP.

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Merci à Romain Langlois pour sa contribution à la rédaction de cet article.

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