SAP Business Information Consulting

Un des premiers résultats des divers rachats / fusions des différentes sociétés au sein de SAP, est la sortie de SAP BPC (ex-Outlooksoft) sur plateforme Netweaver, à différencier avec la version Microsoft / SQL Server (cf roadmap POA).

Actuellement en ramp up, SAP BPC devrait devenir dans les mois à venir l'outil phare de la planification. Cette version est une transposition de l'existant et va s'appuyer sur les structures OLAP de SAP BW. Les données seront alors chargés dans un cube et peuvent être alimentés via des process chains. Pour ce faire, outre l'acquisition de la licence (non comprise dans la licence Business Suite), vous devrez installer un enhancement package sur votre plateforme Netweaver.

Malheureusement, l'outil n'est pas encore totalement développé et vous ne bénéficierez pas de certaines fonctionnalités telles que les business process flows et l'utilisation des journaux.  De même, le fait que les informations soient stockés dans des cubes ne veut pas dire que vous pourrez les utiliser au sein de SAP BW (du moins dans cette version) car BPC réalise des opérations entre le stockage et la restitution).
Dans la roadmap BPC, cette version devrait laisser place rapidement à une nouvelle (en fin d'années), s'accompagnant des fonctionnalités manquantes. L'année prochaine, nous devrions pouvoir obtenir une version encore plus intégrée avec notamment la mise en commun des outils de restitution et l'utilisation intensive du moteur Integrated Planning.
Pour ceux qui veulent profiter dès maintenant des qualités du produit sur MS Excel, il n'y a plus qu'un pas à faire !

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à faire un tour sur notre offre Entreprise Planning, nous contacter ou nous laisser un commentaire.

Au sein d’une organisation, la gestion budgétaire et les simulations sont des facteurs clés de structuration entre la réalisation des stratégies et la mise en œuvre opérationnelle.
Or le temps est souvent passé à collecter et homogénéiser les informations, effectuer les boucles de validation, communiquer les états produits, etc. le tout au détriment de l’analyse et la compréhension, valeurs ajoutées indéniables pour une entreprise.

A ce jour SAP propose deux solutions financières pour répondre à ces besoins : BPS (Business Planning & Simulation) et BI-IP (Business Intelligence Integrated Planning). Pourquoi choisir BPS à l’instar de BI-IP ou vice versa ? Quelles sont les différences ? [et bientôt 3, nous verrons cela dans un article à venir]

Faisons tout d’abord un point historique.

En 2003, la solution financière SEM-BPS 3.1 sort (SEM = Strategic Enterprise Management). Celle-ci est la première version « correcte » qui a fait le succès de ce produit. Fin 2004, SAP BPS est intégré dans la version BW 3.5.

Netweaver 7.0 sort fin 2006 et intègre un nouvel outil, BI-IP tout en maintenant le produit BPS.

Passons maintenant à la présentation de BPS, suivi de celle de BI - Integrated Planning pour ensuite les comparer.

Qu’est ce que BPS ?

Initialement, SAP BPS était intégré à la solution financière SEM, et était peu orienté sur le Web. SAP a préféré mettre l’accent sur la création de transaction ALV « budget » et sur l’interface Excel. Face au succès de BPS, SAP a décidé de le livrer avec la version 3.5 de BW alors que l’intégration technique n’était pas davantage poussée avec BW.

BPS se définit comme un outil de simulation et de saisie budgétaire permettant de saisir les données directement dans des cubes BW. Les données du budget sont donc immédiatement disponibles pour le reporting. En plus de la saisie, BPS propose diverses fonctions de calculs et de simulation, pour notamment gérer plusieurs versions de budget (souvent réclamé par les contrôleurs de gestion).

Les interfaces étant peu orientées Web, SAP a décidé depuis 2004 d’y concentrer ses efforts. Par conséquent, les possibilités en Web sont aujourd’hui plus nombreuses qu’en Excel avec, par exemple, une intégration partielle du reporting sur l’écran de saisie.

Comment se passe la modélisation avec BPS ? BPS utilise des cubes BW dit « transactionnels », et peut, en l’occurrence, ajouter des lignes dans le cube en permanence. Une fois le cube transactionnel généré dans BW, le paramétrage pour la mise en page des écrans de saisie se fait alors dans BPS via la transaction BPS0.

Par ailleurs, BPS propose également divers panels de fonctions de planification à utiliser pour créer tous les traitements nécessaires, tels que la copie, la conversion de devises, la réévaluation, l’éditeur de formule Fox Formula, etc.

Passons à présent à BI-IP.

Depuis fin 2006, SAP a sorti sa nouvelle solution de Business Intelligence (BI) via la plateforme SAP Netweaver 7.0 (ex 2004s), version de SAP répondant aux critiques émises par les utilisateurs à l’encontre de BW 3.5. Le développement des fonctionnalités du datawarehouse et du reporting sont les principales nouveautés.

SAP a pour objectif, avec SAP Netweaver 7.0, de conquérir de nouvelles parts de marché. Pour ce faire, il offre une solution BI plus complète et plus performante, ajoute de nouvelles fonctionnalités, plus orientées utilisateur, garantit une meilleure intégration de ses solutions, et améliore la compatibilité avec d’autres applicatifs, SAP et non-SAP.

Lors de la sortie de Netweaver 7.0, SAP a intégré BI-IP, son nouvel outil de planification et de simulation.

En comparaison à son prédécesseur, BPS, BI-IP possède divers avantages tels que :

• l’intégration des simulations et des planifications à l’outil de reporting et l’intervention directe sur le reporting, pour une prise de décision plus rapide
• l’amélioration des structures techniques pour obtenir une plus grande facilité et de possibilités dans la gestion de la simulation et de la planification
• l’ajout de fonctionnalités techniques
• une meilleure intégration avec le Web
• la gestion via les formules Excel

BI-IP présente une interface unique pour analyser les données et planifier : l’interface utilisateur et l’outil de conception sont réunis dans une seule et même interface. De plus, son intégration avec BW permet d’utiliser les fonctionnalités telles que les hiérarchies, les variables, les ratios calculés, les ratios restreints, les fonctions de planification (les mêmes que BPS) etc. dans les écrans de saisies. La mise en place des simulations et reporting avec BI-IP sera donc plus rapide, la majorité des objets étant en commun.

Maintenant que BPS et BI-IP ont été présentés, lequel serait à choisir si les financiers de mon entreprise recherchaient un outil capable de réaliser des budgets, des simulations de ces budgets, et du reporting ?

BPS et BI-IP ont des différences en termes d’architecture. BPS fait une distinction entre le reporting et la planification, d’où des zones de stockage distinctes, des fonctionnalités en double, etc. BI-IP va, au contraire, réunir ces deux outils en un.

Architecture BPS

Architecture BI-IP

En ce qui concerne les avantages, BPS est une solution robuste qui a d’ores et déjà fait ses preuves et qui n’a pas besoin de migration pour la version Netweaver 7.0. BI-IP, par contre, s’intègre totalement dans les outils de reporting BW, avec davantage de possibilités et de flexibilité dans le paramétrage, d’où une accélération dans les processus de décision et une gestion de la conduite du changement moins importante.

Au sujet des risques, de nombreuses fonctionnalités avancées pour BPS ne sont uniquement disponibles que via l’environnement Web et la mise en page des écrans de saisie est plutôt laborieuse. Par ailleurs les évolutions de ce produit se sont arrêtées, sa maintenance standard se finit dans deux ans et sa migration automatique vers BI-IP est impossible. BI-IP étant un produit relativement récent, son risque en termes de bug au cours d’un projet est plus important que pour BPS, bien que BW 7.0 en est au support package (SP) 13 et que nombreux sont les clients à travailler en production en SP 12 sans le moindre souci.

Après un comparatif des avantages et risques de BPS et BI-IP, allons voir ce qu’en dit l’éditeur, lui-même.

Sur le site help.sap.com, SAP recommande d’utiliser le nouvel outil BI Integrated Planning lors de la mise en place de nouveaux scénarios.

De plus, concernant la montée de version pour l’existant, il faut savoir que Netweaver est capable d’émuler les anciennes versions 3.x pour en assurer la compatibilité. Cependant, quelques éléments devront être mis à jour pour pouvoir profiter des nouvelles fonctionnalités, comme par exemple les requêtes pour accéder à BI reporting suite.

Au regard de toutes ces informations recueillies, ainsi qu’aux recommandations de SAP, BI- Integrated Planning est aujourd’hui l’outil à privilégier tant pour ses nouvelles fonctionnalités que pour le potentiel d’évolution du produit.

Article rédigé par Caroline T.

Pour ceux qui veulent faire des applications BIIP sous Excel, la façon de faire est à première vue assez déconcertante. D'abord on crée la requête avec le Query Designer (comme pour le Web) et ensuite, on ouvre cette requête sous Excel pour rajouter les fonctions. Or, quand on ouvre la requête sous Excel, on obtient....le résultat de la requête - ce qui n'est pas du tout pareil que le développement Web, où on obtient dans le WAD un gros carré.

Une fois la requête à l'écran, il suffit de passer en mode dessin pour rajouter les fonctionnalités (boutons de lancement de fonctions BIIP, par exemple).

Par exemple, on peut afficher le résultat d'une requête BEx. Cette requête va occuper les cellules A10 à F15. A côté de la requête (H12, par exemple), on peut placer un bouton, qui va lancer une séquence de planification. Cette séquence agissant sur les données affichées par la requête, le résultat est visible immédiatement.

Une des grosses différences entre le mode Web et le mode Excel est la gestion de la saisie utilisateur.

Par exemple, dans la séquence de planification, nous avons deux fonctions (COPY, puis DELETE). Dans la fonction COPY, nous voulons copier les données affichées (de 2007), vers une autre année, à saisir par l'utilisateur.
En Web, ceci se fait naturellement - dès qu'on lance la séquence de planification, le système "voit" qu'il faut demander à l'utilisateur une valeur de variable, et affiche un popup dans ce sens.
En mode Excel, c'est différent. Il faut indiquer à SAP où BIIP peut trouver la valeur requise par la variable, sur la feuille. Ceci doit avoir un format bien spécifique, format qui n'est pas très ergonomique pour les utilisateurs. Il peut être intéressant donc de dire à SAP d'aller chercher les valeurs dans des cellules loin de la partie 'utilisateur' de la feuille, ou bien dans des colonnes qui seront ensuite cachées. Ces zones réservées peuvent reprendre leurs valeurs dans les zones utilisateur.
On peut donc dire à SAP de prendre ses valeurs dans les cellules A1000 à C1001, et que la valeur de la cellule C1001 est en fait une référence à la cellule B15:

	A	B	C
1000	VAR_NAME	0	DEST_YEAR
1001	VAR_VALUE	0	=B15

Ceci est donc assez simple pour entrer une année, mais si l'on voulait que l'utilisateur saisisse une valeur de 0CALMONTH. SAP s'attend à recevoir la valeur en format INTERNE (soit 200705) et non format EXTERNE (05.2007). On ne peut pas demander à l'utilisateur de saisir la valeur en format interne (pas très ergonomique), mais on peut utiliser les fonctions standards d'Excel pour reformater sa saisie (notamment les fonctions concaténer, gauche, droite, etc). Ceci nous donnerait, dans la cellule C1001 ci-dessus, une entrée de

=concatener(droite(b15;4);gauche(b15;2))

A suivre...