SAP Business Information Consulting

SAP a su proposer des solutions de planning de longue date : BPS, puis BI-Integrated Planning et enfin Business Planning & Consolidation après le rachat d’Outlooksoft. L’annonce de l’arrivée de BPC avait suscité l’émoi de nombreux clients qui venaient d’investir dans le développement de BI-IP.

BI-IP ou BPC ? SAP n’a jamais tranché, en partie sous la pression des utilisateurs, mais aussi parce que les usages, atouts et contraintes des deux solutions sont différents, voire complémentaires.

Avec l’arrivée de l’In-Memory via HANA, SAP va optimiser ces solutions de planning. L’In-Memory apporte son lot de promesses pour le planning :

réaliser des simulations plus complexes,

apporter de meilleurs temps de réponse,

traiter des volumes de données toujours plus importants.

La proposition de SAP s’appelle le Planning Framework. Le planning framework va consister à introduire progressivement de nouvelles applications de planning par métier ou par industrie. Ce planning framework devra permettre la mise en place d’une véritable solution intégrée de planning appelée Entreprise Business Planning (EBP), concept encore assez flou mais dont on comprend la logique d’intégration.

Concrètement le planning framework repose aujourd’hui sur deux outils : BPC 10 et le tout nouveau Planning Applications Kit (PAK), tous deux optimisés pour HANA et supportés par BW 7.3.

Alors exit BI-IP ? Le Planning Applications Kit, disponible avec BW 7.3 SP5, reprend en fait l’essentiel des composants BI-IP connus et leur apporte l’optimisation In memory pour HANA ainsi que de nouvelles fonctionnalités. Le passage de BI-IP vers PAK pourra d’ailleurs être réalisé sous certaines conditions.

La question de BI-IP, PAK ou BPC ne se pose donc pas aujourd’hui en fonction de la roadmap SAP puisque les développements sont poursuivis sur les différentes solutions comme le montre l’arrivée de PAK et de BPC 10. La réponse doit donc être donnée en fonction de l’usage dont votre entreprise a besoin.

BI-IP, et PAK demain, fournissent des applications de planning centralisées, maîtrisées et maintenues par le département IT, tandis que BPC apporte des applications de planning plus flexibles et davantage maintenables par des utilisateurs finaux.

Nous reviendrons plus précisément sur l’arrivée de PAK qui va susciter bien de nouvelles questions aux utilisateurs actuels d’Integrated Planning, et notamment sur les conditions de passage de BI-IP vers PAK.

Vous avez des problèmes de performance avec une application BI-IP?

Très bon point de départ, lisez la note 1056259 - tout y est.

Depuis quelques mois, nous remarquons une mise en avant très forte de BPC (ex Outlooksoft) par les commerciaux de SAP sur le marché Français, bien souvent au dépend de BI Integrated Planning.

Cette approche est assez surprenante, alors que la version intégrée a Netweaver n'est pas encore sortie... (SAP BPC 7.0 est annoncé pour Q2 2008)

Une possible explication à ce phénomène tient peut être dans le fait que les commerciaux de SAP (comme tout commerciaux) ont des objectifs de ventes...
Or pousser BI Integrated Planning ne rapporte pas grand chose d'un point de vue vente de licences, étant donné que le produit est intégré à Netweaver que de nombreux clients sont déjà 'équipés'. Par contre, proposer BPC est plutot rentable, ce dernier étant une partie de l'offre CPM (Corporate Performance Management) qui est moins répandue chez les clients.

Quoi qu'il en soit, et pour répondre aux interrogations de nombreux clients et consultants, voici un schéma issu de la roadmap SAP sur BPC :

Source : SAP

Et oh surprise!

On constate que Integrated Planning fait partie intégrante de cette roadmap (le petit rectangle vert) Ce qui confirme bien ce que nous avions pressenti il y a qq mois dans ce blog (lien), c'est à dire que les deux outils sont bien complémentaires... et ne répondent pas aux même besoins.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter: www.censio.fr

Et de trois, après BPS, BI Integrated Planning voila SAP BPC ! BPC est l’acronyme de SAP Business Planning & Consolidations

BPC n'est autre qu’Outlooksoft (produit racheté par SAP il y a quelques mois)...
Ce dernier produit complique encore un peu plus la tâche des clients lorsqu'il s'agit de choisir un outil de planification SAP !

Nous avons vu dans notre dernier article la différence entre BPS et BI Integrated Planning.

Pourquoi donc un troisième outil ?

Présentation de SAP BPC en général :

• SAP BPC est un outil de Planification (budgétisation et prévision) Consolidation financière (légal et management)
• SAP BPC permet de faire des reporting et tableaux de bord, et est 100% intégré à Excel.
• SAP BPC peut charger des données SAP-ERP, Netweaver BI, mais aussi d’autres systèmes non-SAP.
• SAP BPC s’adresse aux utilisateurs « business » qui veulent avoir un outil de planification flexible, donc à customiser eux-mêmes, ce qui nécessite une confiance de la part des dirigeants.

Le gros avantage de BPC est que les utilisateurs peuvent créer et paramétrer eux même leur process de budgétisation et/ou de simulation… et ici, on parle vraiment d’utilisateur, pas de la DSI ou de consultants.

L’utilisateur de BPC peut créer lui-même son ‘cube’, ses requêtes, ses écrans de saisie…

Pour être complet il faut traiter le cas BPC en 2 fois :

• BPC 5.1 dans un premier temps.
• BPC 7.0 dans un second temps.

BPC 5.1 correspond à la dernière version Outlooksoft, crée avant le rachat. Ce produit, bien que vendu par SAP n'est pas spécialement intégré avec Netweaver SAP dit ‘there is no tight integration’… ce qui veux dire qu’il faut recréer les master data, les recharger, recréer les cubes, etc…


Les différences entre les deux produits :

• D’un point de vue Marketing License :

- BPC est un élément de la suite CPM (Corporate Performance Management) – pour mémoire, SEM était le composant CPM de SAP - BI IP est de son coté un élément de la suite Netweaver. Cette différence n’est pas anodine !

• D’un point de vue philosophique :

C’est un peu la vision centralisée VS la vision locale.

La société qui a un process budgétaire central, imposé et commun à l’ensemble de ses entités va préférer BI-IP, qui a l’immense avantage d’être ‘verouillé’ et contrôlé par les service IS.

De l’autre coté, la société qui laisse de la latitude à ses entité pour le process budgétaire, va préférer BPC qui permet à chacun de se construire son process qui répond à l’ensemble des ses spécificités.


La prochaine mouture de BPC (SAP BPC 7.0), annoncée pour le Q2 2008 sera la première version de l’ère SAP et sera intégré avec Netweaver. Ce qui veut dire que les métadata BW seront accessible, tout comme les données des cubes.

Par contre, cette nouvelle version ne sera pas intégrée à BI-IP...
L'intégration avec BI-IP sera livrée dans une version ultérieure à une date non encore spécifiée.

Pour Conclure

BI-IP et BPC sont tous les deux des outils de planification et de simulation adressés à deux types de population pour le paramétrage: les professionnels en IT pour BI-IP et les employés de l’entreprise pour BPC.

La première solution répond bien aux besoin des entreprises qui souhaitent un process commun, contrôlé et sécurisé. La seconde solution de son coté est plus pour les entreprise qui souhaite laisser leurs entité gérer leur budgets au plus près de leurs besoins spécifiques.

Cela dit, il convient de bien intégrer la notions de performance (temps de réponse de l'application...), les outils très flexibles ayant tendance à être un peu plus long...

Au sein d’une organisation, la gestion budgétaire et les simulations sont des facteurs clés de structuration entre la réalisation des stratégies et la mise en œuvre opérationnelle.
Or le temps est souvent passé à collecter et homogénéiser les informations, effectuer les boucles de validation, communiquer les états produits, etc. le tout au détriment de l’analyse et la compréhension, valeurs ajoutées indéniables pour une entreprise.

A ce jour SAP propose deux solutions financières pour répondre à ces besoins : BPS (Business Planning & Simulation) et BI-IP (Business Intelligence Integrated Planning). Pourquoi choisir BPS à l’instar de BI-IP ou vice versa ? Quelles sont les différences ? [et bientôt 3, nous verrons cela dans un article à venir]

Faisons tout d’abord un point historique.

En 2003, la solution financière SEM-BPS 3.1 sort (SEM = Strategic Enterprise Management). Celle-ci est la première version « correcte » qui a fait le succès de ce produit. Fin 2004, SAP BPS est intégré dans la version BW 3.5.

Netweaver 7.0 sort fin 2006 et intègre un nouvel outil, BI-IP tout en maintenant le produit BPS.

Passons maintenant à la présentation de BPS, suivi de celle de BI - Integrated Planning pour ensuite les comparer.

Qu’est ce que BPS ?

Initialement, SAP BPS était intégré à la solution financière SEM, et était peu orienté sur le Web. SAP a préféré mettre l’accent sur la création de transaction ALV « budget » et sur l’interface Excel. Face au succès de BPS, SAP a décidé de le livrer avec la version 3.5 de BW alors que l’intégration technique n’était pas davantage poussée avec BW.

BPS se définit comme un outil de simulation et de saisie budgétaire permettant de saisir les données directement dans des cubes BW. Les données du budget sont donc immédiatement disponibles pour le reporting. En plus de la saisie, BPS propose diverses fonctions de calculs et de simulation, pour notamment gérer plusieurs versions de budget (souvent réclamé par les contrôleurs de gestion).

Les interfaces étant peu orientées Web, SAP a décidé depuis 2004 d’y concentrer ses efforts. Par conséquent, les possibilités en Web sont aujourd’hui plus nombreuses qu’en Excel avec, par exemple, une intégration partielle du reporting sur l’écran de saisie.

Comment se passe la modélisation avec BPS ? BPS utilise des cubes BW dit « transactionnels », et peut, en l’occurrence, ajouter des lignes dans le cube en permanence. Une fois le cube transactionnel généré dans BW, le paramétrage pour la mise en page des écrans de saisie se fait alors dans BPS via la transaction BPS0.

Par ailleurs, BPS propose également divers panels de fonctions de planification à utiliser pour créer tous les traitements nécessaires, tels que la copie, la conversion de devises, la réévaluation, l’éditeur de formule Fox Formula, etc.

Passons à présent à BI-IP.

Depuis fin 2006, SAP a sorti sa nouvelle solution de Business Intelligence (BI) via la plateforme SAP Netweaver 7.0 (ex 2004s), version de SAP répondant aux critiques émises par les utilisateurs à l’encontre de BW 3.5. Le développement des fonctionnalités du datawarehouse et du reporting sont les principales nouveautés.

SAP a pour objectif, avec SAP Netweaver 7.0, de conquérir de nouvelles parts de marché. Pour ce faire, il offre une solution BI plus complète et plus performante, ajoute de nouvelles fonctionnalités, plus orientées utilisateur, garantit une meilleure intégration de ses solutions, et améliore la compatibilité avec d’autres applicatifs, SAP et non-SAP.

Lors de la sortie de Netweaver 7.0, SAP a intégré BI-IP, son nouvel outil de planification et de simulation.

En comparaison à son prédécesseur, BPS, BI-IP possède divers avantages tels que :

• l’intégration des simulations et des planifications à l’outil de reporting et l’intervention directe sur le reporting, pour une prise de décision plus rapide
• l’amélioration des structures techniques pour obtenir une plus grande facilité et de possibilités dans la gestion de la simulation et de la planification
• l’ajout de fonctionnalités techniques
• une meilleure intégration avec le Web
• la gestion via les formules Excel

BI-IP présente une interface unique pour analyser les données et planifier : l’interface utilisateur et l’outil de conception sont réunis dans une seule et même interface. De plus, son intégration avec BW permet d’utiliser les fonctionnalités telles que les hiérarchies, les variables, les ratios calculés, les ratios restreints, les fonctions de planification (les mêmes que BPS) etc. dans les écrans de saisies. La mise en place des simulations et reporting avec BI-IP sera donc plus rapide, la majorité des objets étant en commun.

Maintenant que BPS et BI-IP ont été présentés, lequel serait à choisir si les financiers de mon entreprise recherchaient un outil capable de réaliser des budgets, des simulations de ces budgets, et du reporting ?

BPS et BI-IP ont des différences en termes d’architecture. BPS fait une distinction entre le reporting et la planification, d’où des zones de stockage distinctes, des fonctionnalités en double, etc. BI-IP va, au contraire, réunir ces deux outils en un.

Architecture BPS

Architecture BI-IP

En ce qui concerne les avantages, BPS est une solution robuste qui a d’ores et déjà fait ses preuves et qui n’a pas besoin de migration pour la version Netweaver 7.0. BI-IP, par contre, s’intègre totalement dans les outils de reporting BW, avec davantage de possibilités et de flexibilité dans le paramétrage, d’où une accélération dans les processus de décision et une gestion de la conduite du changement moins importante.

Au sujet des risques, de nombreuses fonctionnalités avancées pour BPS ne sont uniquement disponibles que via l’environnement Web et la mise en page des écrans de saisie est plutôt laborieuse. Par ailleurs les évolutions de ce produit se sont arrêtées, sa maintenance standard se finit dans deux ans et sa migration automatique vers BI-IP est impossible. BI-IP étant un produit relativement récent, son risque en termes de bug au cours d’un projet est plus important que pour BPS, bien que BW 7.0 en est au support package (SP) 13 et que nombreux sont les clients à travailler en production en SP 12 sans le moindre souci.

Après un comparatif des avantages et risques de BPS et BI-IP, allons voir ce qu’en dit l’éditeur, lui-même.

Sur le site help.sap.com, SAP recommande d’utiliser le nouvel outil BI Integrated Planning lors de la mise en place de nouveaux scénarios.

De plus, concernant la montée de version pour l’existant, il faut savoir que Netweaver est capable d’émuler les anciennes versions 3.x pour en assurer la compatibilité. Cependant, quelques éléments devront être mis à jour pour pouvoir profiter des nouvelles fonctionnalités, comme par exemple les requêtes pour accéder à BI reporting suite.

Au regard de toutes ces informations recueillies, ainsi qu’aux recommandations de SAP, BI- Integrated Planning est aujourd’hui l’outil à privilégier tant pour ses nouvelles fonctionnalités que pour le potentiel d’évolution du produit.

Article rédigé par Caroline T.

Pour ceux qui veulent faire des applications BIIP sous Excel, la façon de faire est à première vue assez déconcertante. D'abord on crée la requête avec le Query Designer (comme pour le Web) et ensuite, on ouvre cette requête sous Excel pour rajouter les fonctions. Or, quand on ouvre la requête sous Excel, on obtient....le résultat de la requête - ce qui n'est pas du tout pareil que le développement Web, où on obtient dans le WAD un gros carré.

Une fois la requête à l'écran, il suffit de passer en mode dessin pour rajouter les fonctionnalités (boutons de lancement de fonctions BIIP, par exemple).

Par exemple, on peut afficher le résultat d'une requête BEx. Cette requête va occuper les cellules A10 à F15. A côté de la requête (H12, par exemple), on peut placer un bouton, qui va lancer une séquence de planification. Cette séquence agissant sur les données affichées par la requête, le résultat est visible immédiatement.

Une des grosses différences entre le mode Web et le mode Excel est la gestion de la saisie utilisateur.

Par exemple, dans la séquence de planification, nous avons deux fonctions (COPY, puis DELETE). Dans la fonction COPY, nous voulons copier les données affichées (de 2007), vers une autre année, à saisir par l'utilisateur.
En Web, ceci se fait naturellement - dès qu'on lance la séquence de planification, le système "voit" qu'il faut demander à l'utilisateur une valeur de variable, et affiche un popup dans ce sens.
En mode Excel, c'est différent. Il faut indiquer à SAP où BIIP peut trouver la valeur requise par la variable, sur la feuille. Ceci doit avoir un format bien spécifique, format qui n'est pas très ergonomique pour les utilisateurs. Il peut être intéressant donc de dire à SAP d'aller chercher les valeurs dans des cellules loin de la partie 'utilisateur' de la feuille, ou bien dans des colonnes qui seront ensuite cachées. Ces zones réservées peuvent reprendre leurs valeurs dans les zones utilisateur.
On peut donc dire à SAP de prendre ses valeurs dans les cellules A1000 à C1001, et que la valeur de la cellule C1001 est en fait une référence à la cellule B15:

	A	B	C
1000	VAR_NAME	0	DEST_YEAR
1001	VAR_VALUE	0	=B15

Ceci est donc assez simple pour entrer une année, mais si l'on voulait que l'utilisateur saisisse une valeur de 0CALMONTH. SAP s'attend à recevoir la valeur en format INTERNE (soit 200705) et non format EXTERNE (05.2007). On ne peut pas demander à l'utilisateur de saisir la valeur en format interne (pas très ergonomique), mais on peut utiliser les fonctions standards d'Excel pour reformater sa saisie (notamment les fonctions concaténer, gauche, droite, etc). Ceci nous donnerait, dans la cellule C1001 ci-dessus, une entrée de

=concatener(droite(b15;4);gauche(b15;2))

A suivre...

Lorsque l'on installe une nouvelle version de SAP, surtout avec NW2004s, on se retrouve face à face à une question structurante pour le projet - est-ce que j'utilise la Nouvelle Techno du jour, ou est-ce que je reste avec la technologie que je connais, et surtout que je sais qui marche ?

Avec NW2004s, il y a (au moins) deux domaines où cette question peut légitimement se poser:

Pour le développement web, avec la nouvelle technologie WebDynpro (contre BSP auparavant)

Pour l'outil de planification et de simulation, BI/IP (pour Business Intelligence, Integrated Planning), contre SEM/BPS (ou BW/BPS)

Les attraits de ces nouvelles technologies sont nombreux, les risques aussi. Assez rares sont les 'early adopteurs' qui ne rencontrent pas de problèmes avec ces solutions.

Cependant, avec BI Integrated Planning (BIIP), et surtout depuis le SP10 de NW2004s, la solution semble très stable, et surtout performant. Nous venons de terminer la recette d'une solution d'élaboration de budget, qui utilise BIIP pour tout ce qui est saisie web. Pour donner une idée de la taille du projet, il y a plus de 20 requêtes BEx en mode "planification", réparties sur 6 applications WAD.

Ceci permet la saisie de budget, annuel ou mensuel, de tendance, des données actualisées, etc... Sur un autre domaine, nous sommes en train de passer en recette un projet similaire d'élaboration de budget, sur un modèle légèrement plus simple, mais qui se base sur la hiérarchie des centre de coûts (ceux qui l'ont pratiqué sauront que parfois, les hiérarchies réservent des surprises).

BIIP nous a permis de monter cette solution, qui répond parfaitement aux besoins des utilisateurs, très rapidement, et avec une quantité de développements très réduite.

Dans un futur article, nous regarderons plus en détail les développements BI Integrated Planning, les possibilités qu'offre cette technologie, les avancés par rapport à SEM/BPS, et les inconvénients qui subsiste (car inconvénients il y en a).

Mais pour l'instant, le ressenti sur le projet quant à la maturité, la stabilité et la puissance de l'outil, BIIP tient ses promesses.