SAP Business Information Consulting

 

Entretien avec Yacine KELLIB :

Yacine KELLIB, consultant spécialisé dans la gestion de projet, a pu, de part son expérience, être à la fois intégrateur pour de grands comptes et utilisateur d’outils collaboratifs. Il nous fait part de son expérience dans ce domaine.

Les origines des outils collaboratifs :

Les outils de travail collaboratifs ou particulièrement le concept de travail collaboratif a vu le jour dans un contexte industriel où organiser suivant un principe de division les interactions entre les employés est devenu une nécessité, afin que chacun se spécialisent dans une étape de fabrication pour en améliorer la productivité. Appliqué aux technologies de l’information et dans le contexte actuel, les échanges se sont dématérialisés, les informations circulent plus rapidement mais le besoin de productivité reste le même, d’où la nécessité de créer des outils permettant de réaliser ces échanges le plus rapidement possible. On doit le concept de TCAO ou (Travail Collaboratif assisté par ordinateur) à Ray Ozzie, employé de Lotus au début des années 80. Aujourd’hui toutes les entreprises utilisent ou, sans le savoir, des TCAO.

Les outils vont de l’email à la supervision en passant par la coordination et la gestion de projets. Ces outils doivent s’adapter au contexte économique de globalisation des marchés, l’entreprise d’aujourd’hui est un immense bureau réparti sur toute la planète. Ces outils doivent répondre à des exigences aussi bien techniques que culturels.

Les différents types d’outils :

Un large éventail d’outils est proposé dans le commerce qu’ils soient libre ou non. La visio, le mail, le chat sont des outils de communications partagés, ils sont utilisés au-delà du monde de l’entreprise. Les outils de Knowledge management (KM) permettent le partage de la connaissance et la centralise en un seul point. Par exemple, Sharepoint de Microsoft est un outil largement utilisé par les entreprises déjà utilisatrice des technologies Microsoft. Les outils de Workflow assistent les chefs de projets dans le suivi et permettent d’interfacer les différents intervenants entre eux. Ces outils sont plutôt adaptés aux grands comptes et de grandes sociétés d’édition, comme SAP, proposent dans leur catalogue une gamme complète d’outils de collaboration (plus de détails dans un prochain article)

Bien évidemment, il ne suffit pas d’installer un outil pour que la connaissance soit partagée ou que les projets soient suivis au plus prêt. L’utilisateur doit devenir contributeur, il doit faire vivre l’application et surtout la partager. Souvent, l’utilisateur se retrouve confronté à un choix cruciale, celui de partager une information au risque de perdre en responsabilité. Partager une information stratégique n’est pas chose aisée, cette barrière psychologique doit être franchie avant toute mise en œuvre de projets collaboratifs. Sans cela, aucun outil digne de ce nom ne pourra prétendre être efficace, au risque que celui-ci, une fois implémenté, devienne une coquille vide. Il est important que la population utilisatrice soit pleinement impliquée, l’outil doit s’adapter aux tendances de travail aux modes d’utilisations et pourquoi pas à la façon Facebook.

Un des reproches récurent fait à BW par les autres éditeurs d’outil BI était l’absence de push… ce manque a été comblé en version 3.5 avec l’arrivée de la fonction « Broadcast » (fonction qui a été améliorée en 7.0) Le broadcast, qu’est-ce que c’est ? Le broadcast permet la diffusion de données depuis BW à un ensemble de destinataires (utilisateurs et non utilisateurs BW). Le broadcast peut être configuré pour être diffusé de façon unique, basée sur un calendrier régulier (1/sem, 1/mois…), si un évènement se produit (définit par l’utilisateur) et en temps qu’élément d’une process chain. De quelles sources ? L’information diffusée par le broadcaster peut provenir de différentes sources : requêtes Bex, vues, classeurs (nouveauté apparue dans cette dernière version du BEx Report Designer), Web template, report formaté, applications Web. Pour les utilisateurs BI administrator la transaction RSMON permet également d’accéder au broadcaster. Sous quels formats ? L’utilisateur peut depuis la version Netweaver 7.0 diffuser des documents sous format PDF. N’oublions pas les autres formats toujours accessibles html, mhtml, fichiers ZIP, fichiers excel, ps et pcl. Comment les diffuser ? Une large gamme de choix de diffusion est disponible : Impression : Adobe PDF, Common Printer Language (psl), Post Script (ps). Possibilité d’imprimer en pdf une application dans son intégralité, impression pdf individuelle de chaque élément composant l’état et paramétrage de la mise en page via une boîte de dialogue. Email en masse (ou Data bursting) : diffusion d’information spécifique à chaque utilisateur via les données de base avec adaptation possible du format de sortie à chaque destinataire. L’information visible par un groupe de users est donc restreinte par le système. Email par exception : créations d’alertes basées sur des exceptions définies (par exemple dans le query designer) Portail : les états sont accessibles sur le portail (par exemple sur les différents services des collaborative rooms comme le chat, les forums de discussions, messageries instantanée…) Multiple distribution : par exemple portail + impression Etats pré calculés : remplissage de pré calculs et de cache. Lien direct aux données online: c’est une des méthodes de diffusion les plus sécurisées. Le destinataire doit cependant avoir un accès online au système avec un identifiant et mot de passe. Dans ce cas l’utilisateur aura la dernière version actualisée des données (si par exemple une modification a été faite entre le moment de l’envoi du mail et l’ouverture de celui-ci). Le broadcast permet la diffusion d’information spécifique à chaque type d’utilisateur Source : SAP Quelle est la valeur ajoutée du broadcast pour l’utilisateur ? Le broadcast réduit significativement le temps passé à rechercher l’information nécessaire aux analyses business. Avec le broadcast, l’information parvient à l’utilisateur. Il augmente la probabilité que les données BI soient en effet utilisées par les utilisateurs. Il permet aux données BW d’être accessible immédiatement par les utilisateurs. ceux ci pouvant partager des données BW entre eux et avec d’autres acteurs externes. Le plus du broadcast : Le broadcast est à portée de main d’utilisateurs occasionnels, d’utilisateurs non-BW, d’utilisateurs en déplacements professionnels ou de dirigeants peu familiers avec BW. Que doit retenir de tout ça ? Le broadcast apporte un réel changement de mentalité dans les méthodes de diffusion de l’information BI. Comment être le plus réactif possible sur le marché sans perdre un temps fou à passer en revue les informations indispensable au business ? La réponse est sans hésiter : le broadcast. En effet, l’utilisation du Bex Broadcaster pour vos reports de cœur de métier va nettement simplifier les problématiques liées à la sécurité d’accès aux données BI et permettre une diffusion rapide des reports (on gagne également en productivité des systèmes sources en limitant les accès directs au système). Cette approche de « push » de l’information permet indéniablement une analyse plus fine des données indispensables au business tout en réduisant le temps passé à la rechercher.