Au sein d’une organisation, la gestion budgétaire et les simulations sont des facteurs clés de structuration entre la réalisation des stratégies et la mise en œuvre opérationnelle.
Or le temps est souvent passé à collecter et homogénéiser les informations, effectuer les boucles de validation, communiquer les états produits, etc. le tout au détriment de l’analyse et la compréhension, valeurs ajoutées indéniables pour une entreprise.
A ce jour SAP propose deux solutions financières pour répondre à ces besoins : BPS (Business Planning & Simulation) et BI-IP (Business Intelligence Integrated Planning). Pourquoi choisir BPS à l’instar de BI-IP ou vice versa ? Quelles sont les différences ? [et bientôt 3, nous verrons cela dans un article à venir]
Faisons tout d’abord un point historique.
En 2003, la solution financière SEM-BPS 3.1 sort (SEM = Strategic Enterprise Management). Celle-ci est la première version « correcte » qui a fait le succès de ce produit. Fin 2004, SAP BPS est intégré dans la version BW 3.5.
Netweaver 7.0 sort fin 2006 et intègre un nouvel outil, BI-IP tout en maintenant le produit BPS.
Passons maintenant à la présentation de BPS, suivi de celle de BI - Integrated Planning pour ensuite les comparer.
Qu’est ce que BPS ?
Initialement, SAP BPS était intégré à la solution financière SEM, et était peu orienté sur le Web. SAP a préféré mettre l’accent sur la création de transaction ALV « budget » et sur l’interface Excel. Face au succès de BPS, SAP a décidé de le livrer avec la version 3.5 de BW alors que l’intégration technique n’était pas davantage poussée avec BW.
BPS se définit comme un outil de simulation et de saisie budgétaire permettant de saisir les données directement dans des cubes BW. Les données du budget sont donc immédiatement disponibles pour le reporting. En plus de la saisie, BPS propose diverses fonctions de calculs et de simulation, pour notamment gérer plusieurs versions de budget (souvent réclamé par les contrôleurs de gestion).
Les interfaces étant peu orientées Web, SAP a décidé depuis 2004 d’y concentrer ses efforts. Par conséquent, les possibilités en Web sont aujourd’hui plus nombreuses qu’en Excel avec, par exemple, une intégration partielle du reporting sur l’écran de saisie.
Comment se passe la modélisation avec BPS ? BPS utilise des cubes BW dit « transactionnels », et peut, en l’occurrence, ajouter des lignes dans le cube en permanence. Une fois le cube transactionnel généré dans BW, le paramétrage pour la mise en page des écrans de saisie se fait alors dans BPS via la transaction BPS0.
Par ailleurs, BPS propose également divers panels de fonctions de planification à utiliser pour créer tous les traitements nécessaires, tels que la copie, la conversion de devises, la réévaluation, l’éditeur de formule Fox Formula, etc.
Passons à présent à BI-IP.
Depuis fin 2006, SAP a sorti sa nouvelle solution de Business Intelligence (BI) via la plateforme SAP Netweaver 7.0 (ex 2004s), version de SAP répondant aux critiques émises par les utilisateurs à l’encontre de BW 3.5. Le développement des fonctionnalités du datawarehouse et du reporting sont les principales nouveautés.
SAP a pour objectif, avec SAP Netweaver 7.0, de conquérir de nouvelles parts de marché. Pour ce faire, il offre une solution BI plus complète et plus performante, ajoute de nouvelles fonctionnalités, plus orientées utilisateur, garantit une meilleure intégration de ses solutions, et améliore la compatibilité avec d’autres applicatifs, SAP et non-SAP.
Lors de la sortie de Netweaver 7.0, SAP a intégré BI-IP, son nouvel outil de planification et de simulation.
En comparaison à son prédécesseur, BPS, BI-IP possède divers avantages tels que :
- l’intégration des simulations et des planifications à l’outil de reporting et l’intervention directe sur le reporting, pour une prise de décision plus rapide
- l’amélioration des structures techniques pour obtenir une plus grande facilité et de possibilités dans la gestion de la simulation et de la planification
- l’ajout de fonctionnalités techniques
- une meilleure intégration avec le Web
- la gestion via les formules Excel
BI-IP présente une interface unique pour analyser les données et planifier : l’interface utilisateur et l’outil de conception sont réunis dans une seule et même interface. De plus, son intégration avec BW permet d’utiliser les fonctionnalités telles que les hiérarchies, les variables, les ratios calculés, les ratios restreints, les fonctions de planification (les mêmes que BPS) etc. dans les écrans de saisies. La mise en place des simulations et reporting avec BI-IP sera donc plus rapide, la majorité des objets étant en commun.
Maintenant que BPS et BI-IP ont été présentés, lequel serait à choisir si les financiers de mon entreprise recherchaient un outil capable de réaliser des budgets, des simulations de ces budgets, et du reporting ?
BPS et BI-IP ont des différences en termes d’architecture. BPS fait une distinction entre le reporting et la planification, d’où des zones de stockage distinctes, des fonctionnalités en double, etc. BI-IP va, au contraire, réunir ces deux outils en un.
Architecture BPS
Architecture BI-IP
En ce qui concerne les avantages, BPS est une solution robuste qui a d’ores et déjà fait ses preuves et qui n’a pas besoin de migration pour la version Netweaver 7.0. BI-IP, par contre, s’intègre totalement dans les outils de reporting BW, avec davantage de possibilités et de flexibilité dans le paramétrage, d’où une accélération dans les processus de décision et une gestion de la conduite du changement moins importante.
Au sujet des risques, de nombreuses fonctionnalités avancées pour BPS ne sont uniquement disponibles que via l’environnement Web et la mise en page des écrans de saisie est plutôt laborieuse. Par ailleurs les évolutions de ce produit se sont arrêtées, sa maintenance standard se finit dans deux ans et sa migration automatique vers BI-IP est impossible. BI-IP étant un produit relativement récent, son risque en termes de bug au cours d’un projet est plus important que pour BPS, bien que BW 7.0 en est au support package (SP) 13 et que nombreux sont les clients à travailler en production en SP 12 sans le moindre souci.
Après un comparatif des avantages et risques de BPS et BI-IP, allons voir ce qu’en dit l’éditeur, lui-même.
Sur le site help.sap.com, SAP recommande d’utiliser le nouvel outil BI Integrated Planning lors de la mise en place de nouveaux scénarios.
De plus, concernant la montée de version pour l’existant, il faut savoir que Netweaver est capable d’émuler les anciennes versions 3.x pour en assurer la compatibilité. Cependant, quelques éléments devront être mis à jour pour pouvoir profiter des nouvelles fonctionnalités, comme par exemple les requêtes pour accéder à BI reporting suite.
Au regard de toutes ces informations recueillies, ainsi qu’aux recommandations de SAP, BI- Integrated Planning est aujourd’hui l’outil à privilégier tant pour ses nouvelles fonctionnalités que pour le potentiel d’évolution du produit.
Article rédigé par Caroline T.
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